HRMOS勤怠を先に導入し、これからHRMOS COREとHRMOS経費を導入して連携を実施する場合の注意点
概要
- 2023年10月に勤怠-経費のマスタ連携、 2024年1月にHRMOS CORE-勤怠のマスタ連携がリリースされました
- これにより、CORE-勤怠-経費の3プロダクトの連携が可能になりました
- 3つのプロダクト連携を実施するにあたり、各連携の仕様を考慮する必要があるため、その注意事項を本資料でまとめています
連携概要
HRMOS CORE、HRMOS勤怠、HRMOS経費の間のデータ連携について説明します
- 拠点マスタについて
HRMOS COREは拠点マスタを持ちません。
HRMOS勤怠の拠点マスタは、HRMOS経費への初回連携では拠点IDと拠点名がそのまま連携され、2回目以降はIDの一致で同じ拠点と認識されます。
- 部署マスタの連携
HRMOS COREの部署マスタは、初回は部署名+部署コードがHRMOS勤怠の部門名として連携され、部門IDはHRMOS勤怠で自動採番されます。2回目以降はIDを元に更新されます。
HRMOS勤怠の部門マスタは、HRMOS経費への初回連携では部門IDと部門名がそのまま連携され、2回目以降はIDの一致で同じ部門と認識されます。
- 社員マスタの連携
HRMOS COREの社員マスタは、初回はメールアドレス一致でHRMOS勤怠の社員と紐付けられ、2回目以降はIDを元に更新されます。
HRMOS経費への連携では、HRMOS勤怠の社員マスタの「社員番号」と、HRMOS経費のユーザーマスターの「ユーザーID」として連携され、2回目以降も社員番号とユーザーIDの一致で同じユーザーとして認識されます。
仕様上、新規の経費顧客のみ勤怠-経費連携が可能です(既存の経費顧客で新規に勤怠を入れて連携することはできません)。
連携時に考慮が必要なパターン
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勤怠が既に入っている場合に、連携時の考慮が必要です。
- COREでの部署名+部署コードの合計文字数が30文字以内で登録するのは全パターンで必須です。
- CORE-勤怠-経費連携で、部門名の階層の差異から発生する問題の洗い出しを下表にまとめます。
| # | CORE | 勤怠 | 経費 | CORE-勤怠 | 勤怠-経費 | CORE-勤怠備考 | 勤怠-経費備考 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 新規 | 新規 | 新規 | 問題なし | 問題なし | CORE-勤怠連携後に連携を実施する | |
| 2 | 新規 | 新規 | 既存 | 問題なし | ー | 仕様上、新規経費にしか勤怠-経費連携ができない(=連携の案内していない | |
| 3 | 新規 | 既存 | 新規 | 問題あり | 問題なし | 勤怠で階層を持てないため既に勤怠で登録されている部門名とCOREの階層の考慮が必要 | CORE-勤怠連携後に連携を実施する |
| 4 | 新規 | 既存 | 既存 | 問題あり | 問題なし | ・勤怠で階層を持てないため既に勤怠で登録されている部門名とCOREの階層の考慮が必要 ・経費に影響しないよう勤怠情報は上書きできるようにする必要あり |
|
| 5 | 既存 | 新規 | 新規 | 問題なし | 問題なし | CORE-勤怠連携後に連携を実施する | |
| 6 | 既存 | 新規 | 既存 | 問題なし | ー | 仕様上、新規経費にしか勤怠-経費連携ができない(=連携の案内していない) | |
| 7 | 既存 | 既存 | 新規 | 問題あり | 問題なし | 勤怠で階層を持てないため既に勤怠で登録されている部門名とCOREの階層の考慮が必要 | CORE-勤怠連携後に連携を実施する |
| 8 | 既存 | 既存 | 既存 | 問題あり | ー | 勤怠で階層を持てないため既に勤怠で登録されている部門名とCOREの階層の考慮が必要 | 仕様上、新規経費にしか勤怠-経費連携ができない(=連携の案内していない) |
注意点
- HRMOS勤怠を先に導入し、これからHRMOS COREとHRMOS経費を導入して連携を実施する上での注意点は以下の通りです。
- 連携実施前のチェックリストが掲載されているので、必ず連携実施前にチェック項目を確認してください。
全顧客共通の注意点
- COREに登録する部門名は「名称+コード」が30文字以内である必要があります。これは、COREから勤怠に連携されて登録される際に、部門名+コードが部門名のカラムに登録され、勤怠から連携する経費では登録できる最大の文字数が80文字であるためです。
勤怠が既に導入されており連携を利用する顧客の注意点
- CORE-勤怠連携を実施する前に、勤怠側で各従業員のメールアドレスを登録する必要があります。これは、初回連携実施時はメールアドレスの一致で紐づけがされるため、メールアドレスが登録されていない場合、別従業員として登録されてしまうためです。
- 部門階層はCOREと勤怠/経費で異なるため、部門登録時に考慮が必要です。COREは部門の階層を持てますが、勤怠/経費は階層を持てません。
HRMOS勤怠を先に導入し、これからHRMOS COREとHRMOS経費を導入して連携を実施する場合の注意点
以下の表は、3つのプロダクト連携を実施する上での横断的な注意点に絞って記載されています。各プロダクト間での連携時の詳細な注意点や連携設定方法は、別途提供される記事を参照してください。
| カテゴリ | 注意点 | 理由 |
|---|---|---|
| 社員 | HRMOS COREで認証メールアドレス、HRMOS 勤怠でメールアドレスの登録がされており、メールアドレスが一致している必要あり | ・初回連携実施時は、メールアドレス一致で紐づけがされるため、メールアドレスが登録されていないまたは一致しない場合、別従業員として新規に登録がされてしまうため |
| 部門 | HRMOS COREに登録する部門名は名称+コードが30文字以内にする必要あり | ・HRMOS COREからHRMOS 勤怠に連携して登録される際、部門名+コードで部門名のカラムに登録される |
| 部門 | 部門階層はCOREと勤怠/経費で違うので部門登録時に考慮が必要あり | ・HRMOS COREは部門の階層が持てるが、勤怠/経費は階層が持てないため |
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詳細な注意点・連携設定方法
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連携される部門
- 連携により登録される部門等コードは以下の表のとおりです。
- 新たにシステムに部門等登録する場合にはHRMOS COREの部門をHRMOS勤怠に合わせる方法やHRMOS勤怠の部門をHRMOS COREに合わせる方法を参照します。
| プロダクト | 内容 | 例 |
|---|---|---|
| HRMOS CORE | 部署コード(任意採番)と部署名で管理されます |
部署コード「156」 部署名「営業部」 |
| HRMOS勤怠 | ID(自動採番)と部門名で管理されます。HRMOS COREからの情報が連携され、部署名に部署コードが括弧書きで追記されます |
ID「1」 部門名「営業部(156)」 |
| HRMOS経費 |
部門コード(勤怠から自動で連携登録)と部門名で管理されます。HRMOS勤怠のIDが部門コードとなり、部門名には勤怠と同様に部署名と部署コードが連携されます ※会計システムと連携を行う場合は、「会計用コード」を別に登録できます。 |
部門コード「1」 部門名「営業部(156)」 |
HRMOS COREの部門をHRMOS勤怠に合わせる方法
- HRMOS COREで新規に組織登録する際は、既に登録済みのHRMOS勤怠の階層に合わせて同名称で登録を行ってください。
| 現在の例 | HRMOS勤怠には「営業部 営業第一課」「営業部 営業第二課」といった部署名が登録されています |
|---|---|
| 設定時の例 | HRMOS COREに「営業部」の下に「営業第一課」「営業第二課」という階層で登録します。各部署にはコード(s100, s101, s102)を付与します |
| 連携時の例 |
初回連携時に名称が一致した場合は同一部署として紐付けられ、 HRMOS経費には「営業部(s100)」「営業第一課(s101)」「営業第二課(s102)」として連携されます※ |
HRMOS勤怠の部門をHRMOS COREに合わせる方法
- HRMOS 勤怠で新規に組織登録する際は、既に登録済みのHRMOS COREに合わせて手動で変更(連携前)を行ってください。
| 現在の例 | HRMOS勤怠には「営業部 営業第一課」「営業部 営業第二課」といった部署名が登録されています |
|---|---|
| 設定時の例 | HRMOS COREに「営業部」の下に「営業第一課」「営業第二課」という階層で登録します。各部署にはコード(s100, s101, s102)を付与します |
| 連携前の例 |
HRMOS勤怠で、COREと名称一致させるために次の通り手動で変更します 「営業部 営業第一課」→「営業第一課」 「営業部 営業第二課」→「営業第二課」 |
| 連携時の例 |
HRMOS勤怠では「営業○課」は、連携時に名称一致で紐づき変更されます。「営業部」は新規に自動で登録されます。 結果、「営業第一課(s101)」「営業第二課(s102)」「営業部(s100)」のように表示されます HRMOS経費には「営業部(s100)」「営業第一課(s101)」「営業第二課(s102)」として連携されます※ |
※仮にCOREよりも先に経費側で勤怠と連携して登録されていた場合も、IDで紐づいているため再度連携を実施すると上書きされます。
チェックリスト
| カテゴリ | # | 対象システム | チェック項目 | 確認方法 | チェック |
|---|---|---|---|---|---|
| 社員 | 1 | HRMOS CORE | 各社員の認証メールアドレスが登録されている | データセットで・アカウント>基本情報>認証メールアドレスのフィールドを登録して確認 | |
| 2 | HRMOS 勤怠 | 各社員のメールアドレスが登録されている | システム管理>社員でCSV出力して確認 | ||
| 3 | HRMOS CORE/ HRMOS勤怠 |
登録されているCOREの認証メールアドレスと勤怠のメールアドレスが一致している | HRMOSCOREからデータセットの結果を出力し、Excel上で突合をしてメールアドレスが完全に一致しているか確認をする | ||
| 部門 | 4 | HRMOS CORE | HRMOS COREで登録されている部署名と部署コードの合計の文字数が30文字以内である ※HRMOS経費との連携を考慮しない場合チェック不要 |
⓵HRMOS COREで組織>部署情報出力 | |
| 5 | HRMOS CORE/ HRMOS勤怠 |
HRMOS COREで登録されている部署名とHRMOS 勤怠で登録されている部門名が一致している | ⓵HRMOS COREで組織>部署情報出力 ⓶HRMOS 勤怠でシステム管理>部門>CSV出力 ③部署名と部門名を突合し名称が完全一致しているか確認する |