概要
HRMOS給与システムでの退職者の源泉徴収票発行機能について説明します。源泉徴収票発行の準備や、関連するシステム間のデータ連携の概要を理解できます。
目的
この記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。
- HRMOS給与システムに退職者向けの源泉徴収票を出力する機能があることを理解する
- HRMOS給与システムに退職者向けの源泉徴収票を出力する手順を理解する
- 源泉徴収票の発行に必要なデータがどのシステムから連携されるかを把握する
- HRMOS勤怠への退職者の源泉徴収票のcsv連携の方法を把握する
前提条件
- HRMOS給与の操作に必要なアカウントが追加されていること
- 源泉徴収票発行の対象となる退職者の従業員データがHRMOS COREに登録済みであること
- 源泉徴収票に反映される給与計算データがHRMOS給与で確定されていること
- HRMOS勤怠を使用して退職者の源泉徴収票を配付する場合は、給与明細メニューに管理者としてアクセスできること
手順
退職者の源泉徴収票を発行する方法は以下の手順で行います。
ステップ1.給与・賞与のステータスの確認をする
操作の概要
- 発行前に源泉徴収票に含める給与・賞与額は全てステータスを「確定」にします。
具体的な操作
- HRMOS給与の給与計算から源泉徴収票に含める給与・賞与を確定します。
結果
- 源泉徴収票のうち、支払金額、源泉徴収税額、社会保険料等の金額（小規模企業共済等掛金額がある場合はその金額も含む）の初期値が確定されます。
ステップ2.源泉徴収票の対象者一覧を出力する
操作の概要
- 退職者の源泉徴収票の一覧を出力します。
具体的な操作
- HRMOS給与＞各種手続・管理＞管理資料＞退職者の源泉徴収票をクリックします。
- 対象者の表示方法は「出力する年」、対象社員「退職日（範囲）」「給与計算グループ」を選択します。給与計算グループは選択しなくても対象者が出力できます。
- 「HRMOS CORE」＞社会保険・税金＞所得税基本情報＞給与支払事務所で設定されている給与支払事務所を支払者とした源泉徴収票が発行できます。
結果
退職者源泉徴収票の対象となる人が一覧で表示されます。
ステップ3.源泉徴収票を確認し、編集する
操作の概要
- 退職者源泉徴収票を確認し、必要な場合に編集します。
具体的な操作
- 源泉徴収票は一覧の画面右にある「確認」をクリックし、しばらく待つとメッセージが出力されると共にPDFがダウンロードでき、内容が確認できます。
- 金額、摘要欄を編集する場合は、表示された退職者の鉛筆マークをクリックして、「支払金額」「源泉徴収税額」「社会保険料等の金額」「摘要」欄が修正できます。
- 金額は前職分、調整額で加算・減算できます。
- 摘要は必要な場合に入力します。
- 画面右下の保存をクリックします。
- 上記以外を編集する必要がある場合はHRMOS COREの情報を修正する必要し、ステップ2から再度行います。
-
PDFで出力する場合：
- 編集が終了したら再度画面右の「確認」あるいは画面右上の源泉徴収票の書き出しから「PDF形式で書き出し」を選択し内容を確認します。
-
HRMOS勤怠（給与明細）でアップロードする場合：
-
編集が終了したら再度画面右の「確認」あるいは画面右上の源泉徴収票の書き出しから「CSV形式で書き出し」を選択し内容を確認します。
-
編集が終了したら再度画面右の「確認」あるいは画面右上の源泉徴収票の書き出しから「CSV形式で書き出し」を選択し内容を確認します。
結果
退職者源泉徴収票のデータが出力できます。
※HRMOS勤怠を使用した退職者源泉徴収票の配付を行わない場合は、こちらのステップで作業終了となります。HRMOS勤怠を使用した配付を行う場合は、次のステップにお進みください。
ステップ4.HRMOS勤怠での源泉徴収票の配布
操作の概要
- 出力したCSVを「HRMOS勤怠」にCSVを取り込み、源泉徴収票を配布できます。
具体的な操作
-
「HRMOS勤怠」でCSVを取り込みます。詳細はこちら（源泉徴収票＞1.CSVデータの登録の3から）を参照ください。
- HRMOS勤怠CSVは年度単位で登録するので、追加する場合は以前に登録した人の分も合わせて出力し、該当者全員分アップロードしてください。
- アップロード後、本人が源泉徴収票をダウンロードできるようになります。
-
補足:
- HRMOS勤怠（給与明細）では１つの年度に対し、１つの源泉徴収票ファイルのみアップロード可能となっているため、これまでアップロードした同年度のものは削除いただき、年度の配付対象となる人全てのCSVを一括アップロードいただく必要がございます。
- HRMOS勤怠（給与明細）では退職日を登録することにより、退職日以後に本人がログインできなくなります。そのため、退職者に配布する場合は、退職者に給与・賞与明細書や源泉徴収票を通知する場合の対応方法と留意点を確認の上、対応します。
- HRMOS勤怠（給与明細）にアップロード後は管理者側でも、PDFでダウンロードすることが可能です（印刷可）。
手順の補足・設定項目一覧
複数人一括で源泉徴収票の書き出しを行った場合
- PDF形式で書き出し:１つのZipファイル（源泉徴収票_出力する年.zip）が作成されます。zipファイルの中に対象者分の源泉徴収票_社員番号_氏名_出力する年.pdfが格納されています
- 出力する年は西暦となります。
- pdfは国税庁から公表されている様式に基づきます。
- CSV形式で書き出し:HRMOS勤怠で一括で取り込むために複数人分が一つのCSVファイルで出力されます。
補足・ヒント
表示項目の元データについて
- 源泉徴収票に表示される項目は次の登録内容に基づき入力されます。
- 赤枠は「HRMOS CORE」該当箇所の登録に基づきます。
- 青枠は「HRMOS給与」での集計値に基づき、編集可能です。
(※1)住所又は居所は「HRMOS給与」基本設定＞源泉徴収票の住所＞住民票の住所、現住所の表記優先を選択できます。
(※2)災害者の判定は「HRMOS CORE」所得税計算情報>免除期間（開始日）または免除期間（終了日）のいずれかが源泉徴収票の暦年と同じだった場合に、対象として判定されます。
HRMOS勤怠へアップロードする源泉徴収票CSVを直接編集する場合
- CSVはダウンロードした後、開けると文字化けしやすいため、そのまま開けずにアップロードすることを推奨しています。
-
CSVを開けた場合には次の対処が必要になることがあります。
- 文字化けに対応する必要がある場合があります。
-
CSVのデータの末尾（左から数えて147番目の箇所）が空欄となっているため、作成区分として下図のとおり2の数字を入力し保存してください。なお、電子申請に用いる数字となっており閲覧には影響がないため、2の箇所は、0,1,2（半角）のいずれでも差支えありません（下の例は2となっている）。
退職者に給与・賞与明細書や源泉徴収票を通知する場合の対応方法と留意点
次のような対応方法が考えられますが、留意点を必ず確認の上対応ください。
| 対応方法 | 留意点 |
|
「HRMOS勤怠」で給与明細書等を本人受領できるまでの日付で「退職日」を登録する |
・「HRMOS勤怠」に登録された退職日以後はログインできず、給与明細等も閲覧できなくなります。なお、管理者は退職日関係なくログインして給与明細書等を出力できます。 ・「HRMOS勤怠」「HRMOS CORE」とAPI連携しても退職日は自動更新されない仕組みです。 ・退職日の登録によりHRMOS勤怠の課金人数に影響する場合があります。こちら確認の上でご対応ください。 例：末日締め、翌月25日払いの場合 退職日4/30の人に5/25の給与明細書を本人に明示する場合には、給与明細登録時に「HRMOS勤怠」の退職日を5/31（本人に連絡の上、受領してから削除できる日付）などに変更します。 ※実際の退職日以後は休職にしておくと打刻ができないようにできます。 |
| 「HRMOS CORE」に退職者用の連絡をカスタム項目等で作成しアップロードする |
・「HRMOS CORE」は退職日とアカウントの利用停止日は関係なく設定可能です。明細以外にも退職後の配布物が一定程度ある場合にはお薦めの方法です。（退職処理後も退職者はHRMOS COREへログインが可能です。退職者をHRMOS COREにログインできないようにするためには、アカウントを利用停止にしていただく必要があります。 ・アカウントの利用停止についてはこちらをご参照ください。 |
| PDF等により本人にメールなどで送付する |