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給与計算で勤怠その他変動データをファイルで取り込む

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概要

HRMOS給与では勤怠情報やその他変動データをCSVファイルを使ってインポートし、計算する方法を説明します。API連携を行っていない場合や、特定の変動データを手動で取り込みたい場合に利用できます。

目的

この記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。

  • 勤怠データや支給額、控除額などの変動データをCSVファイルでHRMOS給与にインポートする
  • ファイル形式でのデータ取り込みに必要な準備と操作を理解する

前提条件

  • HRMOS給与のメニューにアクセスできること
  • HRMOS給与の給与計算グループを選択し、計算を開始していること
  • インポートするCSVファイルがHRMOS給与の指定フォーマットに準拠していること
    • CSVファイルの1列目に社員コード（HRMOS給与に登録されているものと同一の番号）、1行目に項目名が入力されていること
    • 社員コード・計算で使用する勤怠・金額・備考欄以外はインポートできません

【データイメージ】

手順

勤怠その他変動データをファイルで取り込む設定および確認手順です。

ステップ1.給与計算画面にアクセスし、インポートメニューを開く

操作の概要

  • HRMOS給与でデータインポートの機能に移動します。

具体的な操作

  • HRMOS給与にログインし、給与計算画面の右上にある「データの操作」メニューをクリックします。
  • 表示されたドロップダウンメニューから「インポート」を選択します。

結果

  • インポート画面が表示されます。

ステップ2.CSVファイルをアップロードする

操作の概要

  • 取り込みたい勤怠データが記載されたCSVファイルを選択し、システムにアップロードします。

具体的な操作

  • ファイルをアップロードするエリアにCSVファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」をクリックして該当ファイルを選択します。
  • ファイル選択後、「アップロード」を押下します。

結果

  • 選択したCSVファイルがシステムに読み込まれます。

ステップ3.マッピング設定とインポート実行

操作の概要

  • 初めてのフォーマットの場合に項目を紐づけ、インポート処理を実行します。

具体的な操作

  • 初めて同じフォーマットのデータをインポートする場合は、項目マッピングを設定します。
  • 「インポート」ボタンを押下して、データ取り込み処理を開始します。

結果

  • 勤怠データやその他の変動データがHRMOS給与に取り込まれ、給与計算に利用できるようになります。
     

補足・ヒント

エラーについて

  • 〇行目はヘッダーの1行目を除いた行数としてエラーが出力されます。
  • 「インポートは実行可能です。不備のあるデータは無視してインポートされます」のエラーが出力される場合がありますが、無視してインポート可能です。
    • 1人以上対象社員がいるが、インポートするデータに給与計算グループに存在しない社員のデータがある場合、出力されるエラーです。

CSVインポートできる項目

  • 集計値以外の支給額や控除額（社会保険料、税金など）は変動項目でなくてもCSVインポートによって取り込むことができます。
  • 一度、手入力等で修正し、紫色に変更された箇所はCSVインポートしても値が反映されません。「初期値に戻す」という操作により、再度同箇所に値をインポートできるようになります。

HRMOS勤怠から集計したCSVを出力する方法

【CSV出力】勤務時間をCSVで出力する方法を参照ください。

インポートした値の訂正

  • データインポートは複数回に分けて行うことも可能です。同一人物・同一項目に対し最新のインポートデータが採用されて計算されます。
  • 自動計算によって意図しない値が入力されてしまった場合、該当する項目に0や0:00を強制的にインポートすることで修正できます。

マッピングの修正

  • 同一フォーマットのマッピング修正は不可です。新たなフォーマットでインポートするか、HRMOS企業管理でのマッピング削除の上、再度マッピングを行うことで修正できます。

インポート時のCSVフォーマット・文字化けについて

  • HRMOS給与のインポート時にお取り扱い可能なデータ形式はUTF-8となっております。HRMOSで扱える文字コードについての注意点をご参照の上、データの形式を修正の上、再度インポートください。なお、この場合のエラーとして「csvのヘッダーに重複する項目があります」というエラー表示がされることがあります。
  • そのほか以下の点にご注意ください。
    • 60進法の時間以外の数値は「標準」に表記を変換し、カンマを含まない
    • 社員番号の頭に「0」がついている場合は社員番号を「文字列」に変換し0消えしないようにする
    • 60進法での時間表記は[h]:mmに表記を変換する（詳細は下記参照ください） 
      • 152:00:00のような[h]:mm:ss表記ではインポートできないことがあります。お手数ですが、EXCELなどの場合には右クリック＞セルの書式設定にて  [h]:mm  のような表記に変換の上、インポートください。
      • 変換後のデータを再度EXCELで開くと書式が元に戻ってしまうため、形式変更後は開かずにインポートください。

作成したCSVに0が設定されてしまったが空欄にしたい

該当のセルを選択していただき、上記のセルの書式設定＞ユーザー定義　0;-0;;@　を設定いただくと0が消すことが可能です。

 

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