毎月の給与計算:給与計算する

概要

HRMOS給与における月々の給与計算プロセスを説明します。給与計算グループの選択からデータの確認、必要に応じた修正までを網羅し、正確な給与支払いのための手順を示します。

目的

この記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。

• 選択した給与計算グループに基づいて給与計算を実行する
• 計算結果を確認し、必要に応じて社員情報を修正する
• 毎月の給与計算プロセスを滞りなく進める

前提条件

• 給与計算に必要な共通設定（会社口座、給与支払事務所、適用事業所、特別徴収義務者）がHRMOS企業管理に登録されていること
• HRMOS COREに会社情報と社員情報が登録されていること
• 給与計算グループおよび明細項目が適切に設定されていること
• HRMOS勤怠からの勤怠データ連携（API連携）を行う場合はその設定が終了していること
• CSVをインポートする場合はインポート用のCSVが準備されていること
• HRMOS給与のメニューにアクセスできること

手順

給与計算は以下の手順で設定および確認を行います。

ステップ1.給与計算グループを選択し、計算を開始する

操作の概要

• 月次の給与計算を開始するために、対象となる給与計算グループを指定し、支給日を確認します。

具体的な操作

• HRMOS給与にログインし、「TOP」または「給与計算」メニューから、計算を実行したい給与計算グループを選択します。
• 「計算開始」ボタンを押下し、表示された支給日を確認します。
• 必要に応じて支給日を変更し、確定します。

結果

• 選択した給与計算グループに属する社員の在籍者が給与計算の対象として表示されます。

補足:HRMOS給与＞社員＞（社員名）＞給与情報＞給与計算グループの設定がない場合は、給与計算グループに社員が表示されません。詳細は給与計算の準備:社員ごとに給与計算グループを指定するを参照ください。

ステップ2.勤怠データ等の取り込み・編集（必要に応じて）

操作の概要

• 外部データ（勤怠、経費など）を給与計算に反映させます。

具体的な操作

HRMOS給与にアクセスし、給与計算メニューから対象の給与計算グループの「計算開始」を押下します。必要に応じて次の操作を行います。

• HRMOS勤怠とAPI連携する場合：HRMOS給与で該当する給与計算グループにおいてHRMOS勤怠からのデータ同期を実行します。
  • 連携したい社員にチェックを入れます（勤怠データがない・未確定の対象者はチェックを外していただく必要があります）。
  • 画面右上の「勤怠情報の更新」ボタンをクリックします。（連携設定が済んでいない給与計算グループではこのボタンは表示されません）
  • 全員を対象とする場合は、一覧の上部にあるチェックボックスを押下します。
  • 「勤怠情報の更新」を押下後、確認画面で「更新」を押下します。
    • 実行されている場合は「勤怠情報の同期を開始しました」と給与計算画面上に表示されます。また、バックグラウンドタスクでも「勤怠情報更新」というタスクが発生していることが確認できます。

• CSVファイルをインポートする場合：インポートにより実施します。HRMOS勤怠とAPI連携できない場合はこちらの方法を実施ください。
• 変動項目や自動計算されるべき値の一時的な金額変更・修正の場合：CSVファイルのインポートもしくは次のいずれかの手入力により対応します。
  • 給与計算結果の一覧画面で、修正したい箇所の鉛筆マークをクリックして入力します。
  • 個人別の詳細画面で編集をクリックして修正したい箇所を入力します。
  • 補足:COREで設定、社員一覧で設定、計算式の項目に対して、手入力もしくはCSVで強制入力した箇所は紫色で表示されます。元に戻す等の操作は給与計算におけるボタン操作の役割をご確認ください。一方、変動項目として登録した項目はAPI連携、CSVインポート、手入力毎に何度でも上書きされます（紫色にはなりません）。

結果

• 最新の勤怠や変動データが給与計算に反映され、給与が自動的に計算されます。

ステップ3.計算結果の確認と修正

操作の概要

• 計算された給与額が正しいかを確認し、誤りがあれば修正します。

具体的な操作

• 給与計算結果の一覧画面で、表示された対象者と金額に問題がないかを確認します。
  • 追加したい社員がいる場合、給与計算グループの中央上部メニューから＋ボタンをクリックして社員名及び社員コードより社員を選択し、保存をクリックすると追加されます。
  • 削除したい社員がいる場合、対象社員の画面左にチェックを入れ、給与計算グループの中央上部メニューからゴミ箱ボタンをクリックして削除します。
• 詳細を確認したい社員がいる場合、社員名をクリックして個人別の給与情報、社員情報、事業所情報を閲覧します。
• 社員一覧またはHRMOS COREに起因する誤りは社員一覧、HRMOS COREの該当情報を修正します。
  • HRMOS CORE情報修正後は同期操作の後、「社員情報の更新」または「支払情報の更新」ボタンなどをクリックして変更を給与計算に反映させます。

結果

• 給与計算結果が検証され、正確な値に修正されます。
   

手順の補足・設定項目一覧

給与計算グループに初期表示される在籍者

その給与計算グループの勤怠計算期間、給与計算期間、入社日・退職日から判断され、在籍者として取り扱われます。

給与計算結果の保持

• 給与計算結果は「計算確定」ボタンを押下しなくても、その月の途中の値が自動保存されます。
  • 一度「計算確定」を押下すると、その後確定解除を行ったとしても、現在計算中の給与計算グループの給与改訂（明細の表示設定を含む）は行えなくなるため、確定前にすべての設定と結果を十分に確認することを推奨します。そのため明細の設定変更は、給与計算を開始する前に完了しておくことが望ましいです。

給与計算におけるボタン操作の役割

ボタン	ボタンの位置	役割
社員情報の更新	給与計算グループの中央上部メニューのほか、勤怠・支給・控除項目毎/各人毎の鉛筆マーク、個人別の詳細画面・・・マークより選択できます	HRMOS企業管理・HRMOS CORE・社員一覧における数値に影響する情報を社員個人に再反映します。給与計算開始時には反映済みですが、計算開始後に情報を更新する場合に用います。
支払情報の更新	給与計算グループの中央上部メニューのほか、勤怠・支給・控除項目毎/各人毎の鉛筆マーク、個人別の詳細画面・・・マークより選択できます	HRMOS CORE・社員一覧＞振込口座より情報を再反映します。給与計算開始時には反映済みですが、計算開始後に情報を更新する場合に用います（HRMOS CORE＞個人情報＞振込口座を変更した場合やHRMOS給与＞社員＞支払情報を変更した場合）。
初期値に戻す	給与計算グループの中央上部メニューのほか、勤怠・支給・控除項目毎/各人毎の鉛筆マーク、個人別の詳細画面・・・マークより選択できます	原則、自動計算された値に戻します※。変動項目として設定した項目では初めて登録した値に戻します。
社員の削除	給与計算グループの中央上部メニュー	給与計算グループからその社員のデータを削除します。金額としては全ての項目が0円の扱いとなり、どこの給与計算グループにも存在しない場合は非在籍として取り扱われます。労働保険の年度更新の人数カウントには含まれません。
社員の追加	給与計算グループの中央上部メニュー	社員一覧で登録した給与計算グループが一致している在籍者を追加できます。

※「初期値に戻す」の操作を行った場合は自動計算の値としての最初の値Aに戻ります。ただし、HRMOS CORE・社員一覧で最初の値Aから値Bに更新している場合または計算式Cに更新している場合に、BやCによる値としたい場合は、「初期値に戻す」の操作で一旦、自動計算の値Aに戻した後で、その後で「社員情報の更新」を行っていただきBやCにしていただく必要があります。

数値の文字の色

編集扱いになった下記項目は紫色になります。それ以外は黒色で表示されます。

• CSVインポートは編集扱いになります。なお、変動項目は編集されても黒のままです。
• 変動項目以外（COREから連携、カスタム計算等）は編集されると紫になります。

補足・ヒント

HRMOS勤怠の勤怠連携後にHRMOS勤怠を修正した場合

• 給与計算確定前であれば、HRMOS勤怠からの連携後に修正点が見つかった場合でもHRMOS勤怠での修正後、対象者を選択し、勤怠情報の更新をクリックして修正できます。但し、次の場合は、下記の対応をお願いします。
• 社員番号を変更した場合：
  • 社員番号の修正がある場合は次の手順で連携を行ってください
    • HRMOS勤怠にて操作
      ①社員の社員番号を修正
      ②締めを解除
      ③再度締める（社員番号の誤りが解消）
    • HRMOS給与にて操作
      ④勤怠連携
  • 強制月締めを行っている場合、社員番号の修正が反映されないことがあります。この場合は上述の②と③の間でHRMOS勤怠＞レポート＞月次レポート・残業管理レポート・36協定レポートのいずれかで「レポートデータ更新」の作業を行ってください。
    • 手動で計算を走らせることができるので反映ができます。但し、締めを解除した状態での再計算になるので、集計値が強制月締め前後で変化する場合があります（基本問題ありませんが、締めた後に勤務区分の設定を変更するなど集計に関する変更がある場合はご注意ください）。
    • 絞り込みがないと全社員が更新対象になるので、対象者を絞った状態で更新いただくと処理が短くなります。

HRMOS勤怠とのAPI連携がうまくいかない場合

• 上記や前提条件をご確認ください。
• HRMOS勤怠で休職中の社員は連携されません。この場合、要確認（勤怠情報が未確定です）としてエラー表示はされますが、そのまま計算確定はできます。

固定給（支給・単価）や固定的な通勤手当が計算期間途中で変更した場合

• 固定給や単価が給与計算期間途中で変更した場合の自動計算には対応していません。また、通勤手当が途中で変更した場合の自動的な按分計算には対応していません。手入力、インポートで実際の金額を上書きしていただく必要があります。
  • 固定的な賃金は締め日時点の値が抽出されるため、本来月額変更届の対象になるタイミングと固定的賃金の変動表示が一致しないことがあります。
• 上記の手入力等した金額を社会保険の報酬月額等に反映させたい場合には次の作業が必要となります。
  • 手入力等した通勤手当の金額を報酬月額に反映する場合
    • 月の「社保対象通勤費」はHRMOS COREに登録した金額が通勤手当の算定時期と社会保険上の報酬等になる金額の計算値で初期設定されています。この初期設定値を実際の支給額等に変更したい場合は下記の項目での編集が必要です。
    • 現在計算している月の給与の社会保険計算情報（氏名をクリックして詳細を確認する場合は、給与情報タブの下記画面）の「社保対象通勤費」を変更してください。「社保対象賃金（通貨）」に「社保対象通勤費」が組み込まれており、「社保対象賃金（通貨）」が月額変更届や算定基礎届の「通貨による支給額」に使用されます。
  • 月額変更届における固定的賃金の変動としてみなしたい場合、みなしたくない場合
    • システム上の固定的賃金は、同じく社会保険計算情報の「社保固定的賃金」として認識されています。前月の金額と同額の場合は、固定的賃金の変動があったとみなされません。変動した場合に変動したとみなされます。必要に応じ修正してください。
• 月額変更届の判定詳細はシステム自動判定の基準を参照ください。

休職に伴う日割計算や全休のときに0で除算できませんのエラーが出る場合

休職に伴い日割計算や全休の場合に、0で除算できませんのエラーが出ることがあります。これは例えば分母に、勤怠＞所定労働日数を設定している場合などに、数値が設定されていないことにより、0とみなされ、計算できないことが原因です。所定労働日数などを使用した計算を行う場合は、この数値は必ず設定ください。

作成したデータを削除する場合

• 給与計算データは計算中で計算確定していない場合に限り削除できます。ただし、削除されたデータの復元機能はないため、削除前にすべてのデータをエクスポートして保管しておくことを強く推奨します。
  • 画面上部の「データの操作」メニューから「給与データの削除」を選択できます。
  • 月額変更届や算定基礎届の作業を開始している場合、データ削除に伴い届書のデータは自動的に削除されます。ご注意ください。

過去のデータを修正する場合

• 給与計算データは計算中で計算確定していない場合に限り修正できます。計算確定後に修正するには、一度、給与データの確定を解除する（補足・ヒント）必要があります。
• 修正にあたり、修正前のデータに復元する機能はないため、修正前にすべてのデータをエクスポートして保管しておくことを強く推奨します。
• 過去分の修正により累計にて表示されるデータは見直されることがあります。累計表示が必要な場合は修正分の値が反映されているか確認後に出力等ください。
• 月額変更届や算定基礎届の作業を開始している場合、データ削除に伴い届書のデータは自動的に修正されます。ご注意ください。

年の途中での死亡・非居住者へ変更した場合・甲欄から乙欄へ変更した場合

• 年の途中で死亡した場合などで給与所得以外の支払が発生する場合は課税支給額とならない項目（所得税は対象外）を設定して支給するようにしてください※。
• 年の途中で次のようなケースに該当する場合は1つのHRMOS COREのアカウント（社員番号）でHRMOS CORE＞所得税基本情報＞税区分を年の途中で変更したとしても、賃金や所得税などは通算されるため、変更後と変更前では別のアカウントを作成して（同一人物でも2アカウント）ご対応をお願いします。
  • 年の途中で非居住者に変更された場合で年末調整後に非居住者に対し支払が発生する場合

  • 年内の賃金について、甲→乙欄に切り替わった場合（乙→甲欄への変更は通常問題がありません）

    ※所得税その他取扱いなどの詳細は各行政機関にお尋ねください。

給与計算グループでのチェックに役立つ機能

• 給与計算グループ、賞与パターンで閲覧したい項目のみ表示するなどを活用し、確認したい表示にしてチェックをすると円滑な場合があります。

• 前月との差分表示が画面上（ダウンロード不可）確認できます。緑色や赤色で表示されます。

• HRMOS COREのデータセットを人事データの登録差分抽出にお役立てください。