概要
「HRMOS文書作成」では、文書をHRMOS COREに登録された対象者に、HRMOS CORE保存先（以下「CORE保存先」）へ文書を保存する機能を有しています。ここではCORE保存先であるカスタムフィールド（以下「独自フィールド」）を作成する方法を説明します。
目的
本記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。
- HRMOS文書作成で保存する場合のHRMOS COREの独自フィールドを設定することができる
前提条件
- HRMOS企業管理＞文書作成＞文書テンプレート＞対象者の指定方法＝「COREから取得」のテンプレートでのみ、CORE保存先が設定可能です
- 操作者のHRMOS COREの権限（アカウント）が管理者 かつ HRMOS企業管理の権限（アカウント）が文書作成管理者である場合に、CORE保存先を設定可能です
- 実際にHRMOS文書作成から文書を配付できるのはHRMOS企業管理の権限（アカウント）が文書作成担当者となります
- 保存できるフィールドについては条件があります。補足・ヒントを参照ください。
手順
次の手順で文書保存先の作成と文書保存先の紐づけを行います。既に文書保存先を作成している場合はステップ2に進んでください。
ステップ1.HRMOS COREで文書保存先を作成する
操作の概要
HRMOS COREで新たに文書を保存するフィールドを作成します
具体的な操作
- Admin（管理画面）にて「会社」タブ ＞「データモデル」をクリックします。
- 任意のカテゴリにセクションの登録を行います。データタイプは標準型を選択します
- 上記で作成したセクションで＋を押下し、フィールドのタイプ＝ファイルとしてフィールドを追加します。
結果
HRMOS COREに保存できるフィールドが作成されます。
ステップ2.HRMOS 企業管理で文書テンプレートに文書保存先を紐づける
操作の概要
HRMOS 企業管理で文書テンプレートにステップ1で作成したCORE保存先を紐づけます。文書テンプレート作成後も紐づけは可能です。
具体的な操作
HRMOS企業管理＞文書作成＞文書テンプレート＞CORE保存先でHRMOS COREで設定した3のフィールドを選択します。既に作成済みの文書テンプレートにも追加可能です。
結果
文書テンプレートにCORE保存先が設定されます。
手順の補足
保存先の確認
HRMOS文書作成で文書作成をしたときに、設定したCORE保存先を確認できます。
補足・ヒント
CORE保存先の選択肢
CORE保存先の選択肢に表示される項目は次の条件を満たした独自フィールドとなります。
- 独自フィールドのカテゴリは初期値として準備されている標準カテゴリ、新たに作成した独自カテゴリのいずれかであること
- 独自フィールドのセクションは新たに作成した独自セクションであって、データタイプは「標準型」のみ登録であること
- 独自フィールドのフィールドのタイプは「ファイル」であること。
- 必須入力制御は「有り」「無し」のどちらでも設定可能。但し、同一セクション内の他のフィールドは、必須入力制御を「無し」で設定する必要があります（セクションごと更新するために、保存先となっているフィールド以外が必須の場合にそのフィールドの値は更新できないため）。
- CORE保存先にはHRMOS CORE＞業務情報＞雇用条件＞雇用条件通知書・雇用契約書をお選びいただくことができません。
保存時の制約
- HRMOS COREへ文書保存する（CORE保存先への登録）には次の制約があります。
- 未来日への保存（登録）は1件のみ可能です。
- 既に保存（登録）されている場合、その登録されている日より前（過去日）の日付での保存（登録）はできません。保存しようとした場合、ステータスがエラーで出力されます。
- 既に保存（登録）されている場合、その登録されている日と同じ日付で保存（登録）した場合、上書きされます。