概要
HRMOS企業管理で作成した文書テンプレートを用い、HRMOS文書作成で文書作成します。
目的
本記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。
- HRMOS企業管理の文書テンプレートを利用し、HRMOS文書作成で文書を作成できることができる。
前提条件
- HRMOS企業管理で文書テンプレートを作成していること
- 電子契約（署名付き）でない文書のみを作成しようとしていること
- 電子契約（署名付き）の文書の作成を行う場合は文書配付:文書セット・文書作成するにより実施します。
手順
操作の概要
文書テンプレートを使用し、文書作成します。
具体的な操作
- HRMOS文書作成のメニューから「文書の作成のみの場合はこちら」を選択します。
※電子契約（署名付き）の文書作成メニューに戻りたい場合は「文書配付へ移動」をクリックしてください。
- 「HRMOS文書作成」にアクセスし「新規作成」を押下します。
- 名称、基準日などを登録し、保存ボタンを押下します。テンプレートはテンプレートの作成で作成したものを選択します。
- 基準日は対象社員のHRMOS COREの適用日に基づく、登録情報の参照日となります。
- 文書が作成されます。作成された文書名称を押下します。
- 処理完了した旨のメッセージを確認の上、ブラウザの画面更新を行います。
- 作成した文書の閲覧・編集範囲を「文書作成者本人のみ」ではなく、「文書作成担当者」全体とする場合には、末尾の補足・ヒント＞作成する文書の公開範囲で修正ください。
- 対象社員が表示されますので「文書作成」を押下します。
- 文書が作成されます。
- 文書が作成された旨のメッセージを確認の上、ブラウザの画面更新を行います。
結果
対象者の文書が作成されます。事前にテンプレートに変数を設定した場合は出力されているか等をご確認ください。
- 文書を確認したい対象者を押下すると、文書のプレビューが表示されます。プレビュー画面で
ボタンを押下することでPDFをダウンロードできます
- 文書画面の右上の「保存」→「PDF書き出し」を押下することで対象社員の一括PDFダウンロードができます
補足・ヒント
作成する文書の公開範囲
作成する文書の公開範囲は作成した当初「文書作成者本人のみ」となっています。
画面上の鉛筆マークをクリックし「文書作成担当者」（アカウントで設定した文書作成担当者）にチェックを入れて保存することで文書作成担当者全員に共有することができます。 ※「文書作成者本人のみ」、「文書作成担当者」以外の範囲限定は不可
本設定に基づき次の注意点がありますのでご確認ください。
- 担当者に変更がある場合など「文書作成者本人のみ」のままになっていると、他の人がHRMOS文書作成モジュールで該当の文書にはアクセスできなくなりますのでご注意ください。
- 本手順で公開範囲を変更すると、PDF作成済みの文書は全て作成前の状態に戻りますので必要に応じて再度PDFの作成を実施してください。
作成する文書の保存
作成した文書を保存する場合は文書保存するを参照ください。