概要
HRMOSマイナンバーを使用することでマイナンバーの保管・収集をセキュアな環境で行うことができます。
目的
本記事を読み終えることで、次のことができるようになります。
- HRMOS COREに登録されている対象者に対して次を行うことできます
- マイナンバーの保管：本人分、家族分の一括登録・一括廃棄・保管
- マイナンバーの収集：本人にメールアドレスで通知し、本人分・家族分のマイナンバー収集ができます
- マイナンバー操作ログのダウンロード
- 登録されたマイナンバーは「HRMOS労務」での各手続き、「HRMOS年税額計算」での給与支払報告書CSV（税務署提出用源泉徴収票含む）で自動的に利用できます
前提条件
-
HRMOSマイナンバーの操作に必要なアカウントが追加されていること
- 操作ログのダウンロードを行う場合「マイナンバー取扱責任者」であること
- マイナンバーを保管したい対象者がHRMOS COREに登録されていること
- 収集を行う場合は対象者のHRMOS COREのアカウントの利用状況ステータスが「利用制限」「利用中」であること
手順
保管を行う場合は1、収集を行う場合は2、操作ログのダウンロードは3を参照ください。
保管したマイナンバーを変更、廃棄する場合は4を参照ください。
1.マイナンバーを保管する
操作の概要
HRMOS COREに基本となる社員情報を登録後、HRMOSマイナンバーでマイナンバーを保管します。
具体的な操作
- HRMOS COREで社員の登録を行ってください。一括登録でも構いません
- 1の社員の家族のマイナンバーも保管する場合は、個人情報＞家族情報も登録してください。本人がワークフロー等により登録することでも構いません
- HRMOS マイナンバーの管理タブにてマイナンバーを次の直接登録、もしくは一括登録します
- 直接登録：1人づつマイナンバー（個人番号）を入力し「保存」をクリックし登録します
- 「入力形式に誤りがあります」とエラーになる場合、入力したマイナンバーが誤っている可能性があります。正しい番号かご確認の上、再度入力ください
- 一括登録：一括登録用のテンプレートにもとづくCSVを作成し、CSVデータインポートにより登録します。次の方法で行います。
- 補足：データは一度登録すると、全員分の一括エクスポートはできません。誤りの無いように作業をお願いいたします。
1.「社員履歴のエクスポート」を利用するにより個人情報＞家族、個人情報＞基本情報の履歴のCSVをエクスポートします（本人分のみの登録の場合は個人情報＞家族は不要です）。
・下記は家族の場合のエクスポート時の設定例です。
・対象期間を現在日などで指定します。過去データを出力しないようにしてください。
・対象期間に適用日がある履歴に限るのチェックはいれません。
・対象社員は在籍者のみの登録する場合には「退職者を除く」、退職者も登録する場合は「全社員」をご選択ください。
2.マイナンバー設定テンプレ.csvをダウンロードします。
3.1,2の３つのファイルを開き、2のファイルをインポートできるファイルになるよう編集します。
・2のマイナンバー設定テンプレ.csvファイルに1の個人情報＞家族、個人情報＞基本情報ファイルからコピー＆ペースト等して保存します（本人、家族別々に登録いただいても構いません）。
| 個人情報＞基本情報（本人） | 個人情報＞家族 | |
|
1列目： 登録区分 |
2行目以降に1 （半角となります）を設定してください。登録する という意味となります。 | 2行目以降に1 （半角となります）を設定してください。登録する という意味となります。 |
|
2列目： 社員コード |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_基本情報xxxxx.csvより）の 社員コード を全てコピー＆ペーストしてください。 |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_家族xxxxx.csvより）の 社員コード を全てコピー＆ペーストしてください。 |
|
3列目： 並び順 |
空欄にします（何も入れません） |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_家族xxxxx.csvより）の 並び順 を全てコピー＆ペーストしてください。 ※並び順は必ず現在登録されている最新の並び順としてください。 |
|
4列目： 姓 |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_基本情報xxxxx.csvより）の 個人情報_基本情報_氏名 - 姓 を全てコピー＆ペーストしてください。 |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_家族xxxxx.csvより）の 個人情報_家族-姓 を全てコピー＆ペーストしてください。 |
|
5列目： 名 |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_基本情報xxxxx.csvより）の 個人情報_基本情報_氏名 - 名 を全てコピー＆ペーストしてください。 |
2行目以降に1のファイル（社員履歴のエクスポート_個人情報_家族xxxxx.csvより）の 個人情報_家族-名 を全てコピー＆ペーストしてください。 |
|
6行目： マイナンバー |
本人についてお持ちのマイナンバーを設定してください。12桁となります。 | 本人の家族についてお持ちのマイナンバーを設定してください。12桁となります。 |
参考：1のファイルの例。グレー部分以外の箇所が2のファイルに全てコピー＆ペーストします。並び順は家族のみとなります。
・マイナンバーは12桁のため文字化けすることがあります。EXCELで操作される場合、ユーザー定義にて0を12桁設定いただくとスムーズです
補足：インポートができないときはマイナンバーを登録したファイルをCSV（Shift-JIS）に変換ください（EXCELで操作される場合、名前を付けて保存＞CSVを選択してください。そのCSVをメモ帳でプログラムから開く→名前を付けて保存＞ファイルの種類＝すべてのファイル、文字コード＝ANSI として保存ください）
4.画面右上の「マイナンバーの一括編集」をクリックします。
5.3で準備したデータをアップロードし、画面右下のインポートをクリックします。
結果
マイナンバーが保管されます
2.マイナンバーを収集する
HRMOS COREに登録されている認証メールアドレスに通知し対象者から収集作業を行います。マイナンバーの収集を参照ください。
3.マイナンバーの操作ログをダウンロードする
HRMOS企業管理にアクセスし、左側メニューのログ＞マイナ操作ログの順にクリックすることで操作ログ画面が表示されます。
対象期間（最長3ヶ月分）を入力の上、書き出しボタンを押下することでCSVファイル（データサンプル）がダウンロードできます。
データサンプル
出力項目
CSVファイルの出力項目は次のとおりです
列 |
CSV項目名称 （ヘッダー） |
記載内容 |
|---|---|---|
1 |
取扱い モジュール名 |
労務/給与/年税額計算/企業管理/マイナンバー収集（管理）/マイナンバー収集（従業員） マイナンバー管理 |
2 |
URL |
操作時のURL |
3 |
操作日時 |
年-月-日（T）時:分:秒.小数点以下の秒（ナノ秒まで） ※ Tは日付と時刻を区切るための記号 |
4 |
操作者ID |
操作者の従業員ID |
5 |
操作者名 |
操作者名 |
6 |
操作名称 |
|
7 |
利用用途 |
|
8 |
対象者ID |
ログ対象者の従業員の従業員ID |
9 |
対象者名 |
ログ対象者の従業員の姓名 |
10 |
家族ID |
ログ対象者の家族ID |
11 |
家族名 |
ログ対象者の家族の姓名 |
4.マイナンバーの変更・廃棄
- 直接登録の場合は変更して保存、削除して保存することにより変更・廃棄ができます。
- 一括登録の場合は1.マイナンバーの具体的な操作（一括登録）と手順は同じです。但し、変更の場合は登録区分＝1、廃棄の場合は登録区分＝2（マイナンバーの箇所は登録しない）となります。
補足・ヒント
HRMOS COREとHRMOSマイナンバーの関連性と注意点
- HRMOS COREとHRMOSマイナンバーは密接に関連しています。次のデータ登録・削除に充分ご注意いただく必要があります。
- 1.マイナンバーの具体的な操作（一括登録）のデータを準備してからHRMOS COREの対象者の家族の登録・削除を実施するのは避けてください。登録したデータと並び順が異なり誤った対象者のマイナンバーが編集される恐れがあります。
- HRMOS COREで家族を一括登録する際は履歴のレコードIDを引き継ぎ実施してください。
-
HRMOS COREから対象者（家族含む）を削除するとマイナンバーが合わせて削除されます。誤って削除されないようご注意ください。
- 退職や異動等がある場合はアカウントの停止にて対応ください。削除はマイナンバーの保管の必要がなくなってから実施ください。
登録したマイナンバーの確認
- 画面上はマイナンバーの登録がある場合************で表示されます。実際のマイナンバーを確認するには『マイナンバー（個人番号）を表示する』を押下ください。
- 一度登録したマイナンバーを一覧出力できる機能はありません（１名づつの画面の表示のみ可）。ダミーなどで登録する際は、別途対象者を控えるなど充分にお気を付けください。