概要
HRMOSマイナンバーにマイナンバーを格納するため対象者からのマイナンバーの収集ができます。対象者はマイナンバーをスマートフォン等で提出することが可能です（アプリのインストールが無くても対応できます）。
目的
本記事を読み終えることで、次のことができるようになります。
- マイナンバーの収集依頼
- マイナンバーの提出後の確認と承認、必要な場合は差し戻し
前提条件
- モジュールの権限設定（アカウント）で 「マイナンバー取扱担当者」にチェックをつけ、マイナンバーを取り扱えること
-
HRMOS COREに「業務情報＞入社・退職＞入社日」「個人情報＞基本情報＞氏名」ならびに
「業務情報＞基本情報」または「個人情報＞基本情報」にメールアドレスが登録されていること（※）
- 家族分も収集する場合はHRMOS COREに「個人情報＞家族」が先に登録されていること
（※）同時にHRMOSホーム画面のリマインダーに収集案内が表示されます。メールアドレスを登録しない場合、メールでは通知されませんが、ご本人にログインいただき、リマインダーからマイナンバー登録が可能となります。
- 対象者本人・家族の中に１人でもマイナンバーの登録のない対象者がいること
- HRMOS COREのアカウントの利用状況ステータスが「利用制限」「利用中」であること
- マイナンバーの提出期限は明日以降であること
手順
収集の流れは次のとおりです。
ステップ1. マイナンバー収集依頼をする
操作の概要
対象者にマイナンバーの収集依頼をします。
具体的な操作
1.ボタン→マイナンバーの順にクリックし、HRMOSマイナンバーにアクセスします。
2.画面右上の「収集」をクリックします。
3.画面右上の「新規作成」をクリックします。
4.表示されるダイアログにて名称、提出期限を設定し、「作成」をクリックします。
※ここでは2025年6月入社者のマイナンバー収集依頼を例として扱います。
5.収集セットが作成されます。画面右上の「対象社員を追加」をクリックします。
6.表示されるダイアログにて対象社員の選択条件を指定し、「保存」をクリックします。
※ここでは2025年6月入社者に絞りたいため、選択条件を「入社日：2025/06/01〜2025/06/30」としています。
社員名や社員コードの一部で検索し、ヒットした社員を選択することも可能です。
対象社員の追加処理が開始されます（本人、家族の中でマイナンバーが登録されている方が1名以上いる場合に氏名が表示されます）。
追加処理が完了した旨のメッセージが表示された後、ブラウザの画面更新により、「依頼前」タブに対象社員が表示されます。
7.表示されるダイアログにて利用用途の確認します。必要に応じてその他欄に追加の利用用途や補足を記入し、「送信」をクリックします。
結果
収集依頼が対象社員に送付されます（アカウント＞認証メールアドレスに登録のメールアドレスに送付されます）
※収集依頼をした社員は「依頼済み」タブに表示されます。提出が未だの場合「進行中」で表示されます
ステップ2. 従業員がマイナンバーを提出する
マイナンバーを提出する（従業員側）によりマイナンバーを従業員に提出いただきます。
従業員がマイナンバーを提出できるのは、管理者側の収集セットのステータス=進行中であって、個別対象者のステータスが進行中となっている場合に限られます。
ステップ3. 従業員提出後の確認と承認をする
操作の概要
- 提出された内容の確認と、問題ない場合の承認を行います。承認するとHRMOSマイナンバー（管理）にマイナンバーが登録されます。
具体的な操作
1.HRMOSマイナンバーへアクセスし、画面右上「収集」をクリックした後、対象の名称をクリックします。
2.提出済の社員は「確認待ち」で表示されますので、確認したい社員名をクリックします。
3.提出されたマイナンバーおよび各種書類が表示されますので問題ないか確認します。問題ないことを確認の上、画面右上の「承認」をクリックします。問題がある場合は「差し戻し」をクリックして対処します（参考：差し戻しがあった場合の対応）。
4.承認した旨のメッセージが表示されます。
結果
- 承認済みの社員については承認済みの社員は収集セット＞依頼済みタブの「承認済み」にて確認ができます。詳細を確認したい社員をクリックしてください。
- 対応済みの社員とその家族が確認できます。
- 承認されたマイナンバーはHRMOSマイナンバー＞管理のタブにて社員単位で確認できます。
- HRMOSマイナンバーの利用＞登録したマイナンバーの確認にてご確認ください。
- 収集セットの画面右上、完了をクリックし、終了します。
承認前のマイナンバーはステータスを完了することによって全て削除されるため、誤操作にお気を付けください。
手順の補足・設定項目一覧
収集セットにおけるステータス
収集セットのステータスは次の状態を指します。なお、「□完了も表示」でチェックを入れると収集（収集可能な状況）が終了しているものも表示されます。
| ステータス | 状況 |
|---|---|
| 進行中 | 名称（収集セット）作成後の完了前の状態です。なお、期限内の場合です。 |
| 期限切れ | 名称（収集セット）作成後の完了前の状態です。なお、期限を超過している場合です。 |
| 完了 |
管理者が名称（収集セット）を完了している状態です。 完了した収集セットは、収集依頼中であった場合の従業員側の登録、収集後に承認前だった場合の承認作業はできなくなります。誤って完了してしまった場合は、新たに収集セットを作成していただき再度収集を行っていただく必要があります。 |
（必要な場合）差し戻し・期限延長する・収集の取りやめ
- 差し戻し：提出された内容の確認に問題がある場合に、ステータス＝完了以外の場合で承認前であれば、従業員本人へ「差し戻し」で再提出を求めることができます。
差し戻し対象は人単位で行うことができます。差し戻したい人にチェックをつけ、理由を記入後、「送信」をクリックします。
差し戻した旨のメッセージが表示されます。
差し戻した対象者のみステータスが「差し戻し」になり、差し戻しメッセージが表示されます。
差し戻し対象者がいる社員は収集セット＞依頼済みタブの「進行中」に移動します。対象社員の「差戻し」にて差し戻した人数も確認できます。
従業員側の対処方法については、差し戻しがあった場合の対応をご確認ください。
- 期限延長する：期限を次の方法で延長し、収集を再開・続けることができます。
収集セットのステータス＝期限切れもしくは進行中の場合に、画面右上の・・・より編集するを選択し、提出期限を再設定して保存することで期限が延長できます（名称も変更できます）。なお、ステータス=完了の場合は本延長はできませんので、再度収集セットを作成の上、収集をお願いします。
- 収集のとりやめ：次のいずれかの方法で収集をとりやめることができます。
一部の対象者に誤ってマイナンバーを収集依頼した場合：対象者をクリックし画面右上の・・・より削除を選択、ポップアップする画面で削除をクリックすると削除できます（依頼中の場合など承認前の場合に限ります）。なお、削除すると元には戻せません。
全ての収集セット単位で収集をとりやめる場合：ステータスを完了することにより対象者から収集できなくなります。
承認前のマイナンバーはステータスを完了することによって全て削除されるため、誤操作にお気を付けください。
なお、従業員側では、マイナンバー収集の必要のない家族等へ収集依頼されたときは「拒否」という選択ができます。対象家族等を選択し、画面右下の・・・より「拒否する」を選択できます。
補足・ヒント
提出されたマイナンバー確認のための書類（データ）
マイナンバー収集を目的としているため、承認すると同時に収集した各従業員の書類（データ）は破棄されます。別途収集の必要のある書類（データ）はHRMOS COREなどを利用して回収してください。
リマインダーの画面表示
依頼等はHRMOSホーム画面のリマインダー箇所に表示されます。
収集セットを新規作成しても対象者が追加できないとき
先に別で収集セットを作成しており（A）そのセットのステータス＝期限切れもしくはステータス＝進行中の収集セットに対象者がいる場合（依頼前・依頼済みいずれか）、新しく収集セットを作成して、対象者を追加しようとしても追加することはできません。
Aのセットでそのまま収集を継続いただくか、Aのセットのステータスを完了した上で対象者を追加するかのいずれかにより収集を行ってください（ステータスは収集セットにおけるステータスを参照ください）。
承認前にステータスを完了にしてしまった場合
承認前に収集セットのステータスを完了とした場合、収集したマイナンバーは消えてしまいます。再度収集いただく必要があります。