電子申請の進捗管理・公文書の取得

概要

電子申請の進捗管理をし、公文書を取得します。

目的

この記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。

• 電子申請の進捗管理ができる
• 公文書を取得できる
  • 公文書をHRMOS COREへ格納できる

前提条件

• HRMOS労務を操作できること
• 電子申請が終わっていること

手順

1.電子申請の進捗管理をする

1.画面右上より「電子申請」をクリックします。

2.ステータスにより進捗確認できます。

• ステータスにより進捗確認できます。ステータスの詳細はステータスとその意味よりご確認ください
• 申請日時、到達番号を確認できます。
  • 到達番号や受付番号は管轄行政窓口への問い合わせや照会で必要になります（電子申請の一覧画面からも確認できます）。申請詳細は届出をした行政機関にお問い合わせください
  • 本システム上、電子申請の一覧画面では電子申請先からの回答を一定期間で確認を行う形となっているため、ステータス変更までにタイムラグが生じます。公文書データをダウンロード後も終了にならない等一定時間の表示相違が発生する可能性があります。

2.公文書や届出データをダウンロードする

1.電子申請の中ほどにある「詳細」をクリックします。

2.下記のような画面（例）が表示されます。

• ステータス：進行状況として確認できます（詳細）。
• 公文書：
  • 提出先より届いた内容が〇の欄に表示され、公文書がダウンロードできます。
    • 件名よりDL可能です。DL後に内容参照ください。
    • ダウンロードした公文書のデータ閲覧方法は公文書データの開き方を参照ください。
  • 公文書が届く＝届出自体が成功しているものとは限らず、不備がある場合などには下のメッセージ欄にメッセージが届いていることもあります。詳細はメッセージを確認するを参照ください。
  • 公文書には90日の取得期限があります。ご注意ください（参考）出所：日本年金機構ホームページ　【電子媒体申請】提出するファイル名に指定はありますか。また、ファイル毎の提出先を教えてください。）。
• 申請時データの確認
  • 申請時データを確認することができます。
  • 個人番号も届出を行う申請もありますが、データをダウンロードしたときにはその部分はマスキングされます。

• 申請の取下げ：ステータスが審査中など一定の場合に申請を取下げることが可能です。詳細は申請の取下げをするをご確認ください。

3.入手した公文書を保管する

• 公文書の保存期間は法律によってそれぞれ決まりがあります。ご確認いただきPDF等などで保管ください。
• 被保険者等に配布が必要な公文書は印刷等するなど配布を行ってください。
• 保管や本人とのファイルの授受・閲覧に「HRMOS CORE」のカスタム項目（フィールドのタイプ＝ファイル）を作成して実施できます。詳細はこちらを参照ください。
  • 保管したファイルを本人に通知する場合は、作成いただいた保管先のフィールドが該当するセクションに対し、カスタム通知で「指定のセクションが更新されたら」の設定方法により、本人等に向けて通知をすることが可能です。

手順の補足・設定項目一覧

メッセージを確認する

• 提出先からのメッセージを確認する場合は「メッセージ」＞件名より詳細を確認いただけます

申請の取下げをする

• 「申請の取下げ」は電子申請画面から詳細をクリックして、ステータス「到達」「審査中」の時に行うことができます（それ以降は行うことができません）。
• 取下げ可能なタイミングで、次の「取下げ依頼者氏名」「取下げ理由」を記入いただき右下の『送信』を押下いただくと取下げできます。

補足・ヒント

公文書データの開き方

• 公文書のデータはZIPファイルでダウンロードします。ZIPファイルはWindowsのエクスプローラーなどで開けることができます。
• ZIPファイルには次のようなデータが保管されています（届出内容により異なります）。閲覧するのに次のような設定が必要な場合があります。
  • PDFファイル：「Adobe Acrobat Reader」などのPDF閲覧ソフトをお使いください
  • XMLファイル：ブラウザの設定が必要な場合があります。下記のe-Govのうち

「Q.Internet Explorerのブラウザ以外で、XMLファイル形式の電子公文書ファイルを開く方法を教えてください。」

を参照の上設定してください。

https://shinsei.e-gov.go.jp/contents/help/faq/document.html

なお、閲覧にあたりZIPファイルに入っている他のデータも必要となるためファイルを分離しないようお気を付けください。

詳細は上記URLの「Q．公文書を取得（ダウンロード）しましたが、確認方法がわかりません」をご参照ください

• 公文書のPDFファイルは郵送による返戻書類（紙）と同等の扱いとなります。
• その他ファイルについてご不明な場合はe-Gov等にお尋ねください。

再申請が必要な場合

申し訳ございませんが、再申請が必要となった場合は、一度作成した届出を利用して再申請はできません。最初から届出書を作成しなおしていただく必要があります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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