概要
ここではHRMOS文書作成のうち、文書配付における主に電子契約（紙の契約書に印鑑を押す代わりの署名付きとなります）機能について説明します。
※ここでいう電子契約は、弊社の規約に基づく電子契約となります。必ずHRMOS電子契約・電子交付機能 利用規約をご確認いただきご利用のほどお願い致します。
※電子契約の必要のない文書のみの文書作成・保存はHRMOS文書作成より、「文書の作成のみの場合はこちら」のリンクをクリックいただくと文書作成、文書保存に対応する文書への機能に遷移します。戻りたい場合は「文書配付へ移動」をクリックします。
目的
本記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。
- HRMOS企業管理を使用して電子契約を目的として文書配付する文書（あるいはその複数文書を組み合わせ）を指定できる。
- HRMOS文書作成を使用して電子契約する文書を作成できる。
※2026/1/末時点、従業員等に配付した文書を電子契約有無にかかわらず、そのままHRMOS COREへ格納できる機能は付帯されていません。現状は手動でHRMOS COREに格納いただく必要がございます。
前提条件
-
HRMOS企業管理で次の(1)(2)いずれかの文書テンプレートが作成され かつ 該当の対象者のメールアドレスが登録もしくは準備されていること（なお(1)の場合、テンプレート・メールアドレス双方の要件を満たす必要があります）。
テンプレート メールアドレス (1)
COREから取得
HRMOS COREに登録した対象者を指定し、あるいはHRMOS COREに登録した情報を変数として作成した文書配付・電子契約を行うフローを行いたい場合 「文書テンプレート＞ステップ3.HRMOS企業管理での文書テンプレートの作成>2でCOREから取得」を選択した文書テンプレート HRMOS COREの「アカウント＞基本情報＞認証メールアドレス」に登録されたアドレス。ただし、その対象者のHRMOS COREのアカウントの利用状況ステータスが「利用制限」「利用中」であること（本人が招待済みの場合のみ利用できます） (2)
直接入力
上記以外の文書配付・ 電子契約を行うフローを行いたい場合 「文書テンプレート＞ステップ3.HRMOS企業管理での文書テンプレートの作成>2で直接入力」を選択した文書テンプレート 対象者にHRMOS文書作成モジュール＞文書配付で直接設定するアドレス - 上記の文書テンプレートに不備がないこと
- 電子契約機能の利用は規約に基づく次に限られ、理解いただいた上での利用であること
- 同意書: 主に社員の署名で、承諾の意思を示すもの
-
契約書: 会社と社員、双方の署名が必要なもの
※最終的な署名済み文書（PDF）において、同意書、契約書の見栄え上の差異はありません。
- 文書テンプレート・文書作成・文書配付の実施に必要なアカウントが追加されていること
- 1度に一括送付できるファイル数は5ファイルまでであること
手順
次の手順で、前提条件にて作成済みの文書テンプレートを組み合わせて配付する文書をセットします。
ステップ1.HRMOS企業管理で文書セットを作成する
操作の概要
文書配付・電子契約を行う文書テンプレートを含む文書テンプレートを文書セットに設定します。1つの文書セットが同時に本人へ届く形となります。
具体的な操作
1.HRMOS企業管理＞文書作成＞文書セットをクリックします。
事前に、画面右上のご利用にあたっての注意事項＞「詳細はこちら」から規約を確認ください。
2.画面の右上の＋ボタンをクリックし、文書セットを作成します。
3.文書セットの名称、対象者の指定方法を選択します。
- COREから取得：COREの対象者を指定し文書配付・電子契約を行うフローとなります。また、文書セットに設定したい文書テンプレートが「文書テンプレート＞ステップ3.HRMOS企業管理での文書テンプレートの作成>2でCOREから取得」を選択したテンプレートを選択する場合はこちらを選択してください。
- 直接入力：COREに登録のない社員を指定し文書配付・電子契約を行うフローとなります。「文書テンプレート＞ステップ3.HRMOS企業管理での文書テンプレートの作成>2で直接入力」を選択したテンプレートを選択する場合はこちらを選択してください。
4.文書セットに登録するテンプレートを選択し、次の内容を設定します。
- 「＋文書テンプレートを追加」をクリックし、作成済みの文書テンプレートを選択します。
- 文書名称を設定し、対象者への依頼、文書分類を選択します。なお、それぞれ以下のとおりです。
- 文書名称：本人に電子署名を求める際のファイル名となります。
- 対象者への依頼：
- 署名あり＝タイムスタンプが押印される電子契約の文書となります。
- 確認のみ＝その文書自体は電子契約の対象とならず、開封したことだけを確認していただく文書で電子契約に同封されるような取扱いとなります。
- 文書分類：
- 同意書＝主に社員の署名で、承諾の意思を示すものとなります。
- 契約書＝会社と社員、双方の署名が必要なものとなります。
例）ルールなどの詳細な文書「確認のみ」＋労働条件通知書（「同意書」「契約書」）として文書セットで依頼するなどの使用方法が考えられます。
5.（文書テンプレートを追加する場合）4の内容を別の文書テンプレートで繰り返します。最大5つまで登録できます。
6.保存をクリックします。
結果
文書セットが作成されます。なお、文書セットを作成した段階で文書テンプレートの内容が固まります。
ステータスは利用中となります。
補足:文書テンプレートを変更した場合は、次の操作により、文書テンプレートを一度削除いただき、再度4からの手順でテンプレートを設定いただく必要があります。
・編集したい文書セットを選択し、画面右上の鉛筆マークをクリックします。
・削除したいテンプレートの右上のゴミ箱マークをクリックするとテンプレートが削除されます。
・追加したい場合は、4の手順で追加していただき画面右下の保存をクリックします。
ステップ2.HRMOS文書作成で文書配付する文書（文書セット）を準備する
HRMOS文書作成で文書配付を行う単位（電子契約を管理する1単位）で文書・対象者を準備します。
操作の概要
HRMOS文書作成でステップ1で作成した文書セットにより文書を準備します。
具体的な操作
1.HRMOS文書作成モジュールを選択します。
2.画面左上のメニュー名が文書配付になっていることを確認し、画面右上の新規作成をクリックします。
補足:
画面左上のメニュー名が「文書一覧」の場合はHRMOS文書作成の画面右上のメニュー「文書配付へ移動」を選択します。
文書配付を行う単位（電子契約を管理する1単位）で利用する文書セットや対象者などを次のとおり設定します。
- 名称:電子契約を管理する単位で名称を設定します。
- 文書セット:対象者の指定方法＝「COREから取得」では前提条件の(1)、「直接入力」では前提条件の(2)の文書セットが選択できます。
- COREから取得の場合は次も登録します。
- 文書配付日:文書内に表示される日付となります。
- 社員情報の基準日:文書セットのうち、従業員（CORE）の変数を使用している場合に、基準日として指定した日付（適用日）の情報が文書に入力されることになります。
-
対象社員:電子契約の文書配付を行う対象者を選択します。社員名・社員番号のほか、属性からも選択できます。
属性で選択する場合は設定したものはANDとして認識されます。COREの内容から選択でき、例えば対象者が雇用形態＝正社員かつ勤務地＝東京の場合は雇用形態＝正社員、勤務地＝東京として設定します。雇用期間開始日等での選択も可能です。
- 保存をクリックします。
3.文書配付を行う対象者を確認・追加します。
- COREから取得の場合
- 2の対象社員に基づき自動的に対象者が作成されます。
- 対象者を追加する場合は画面右上の「データの操作」から「対象者を追加」もしくは「インポート」を選択できます。
・「対象者を追加」の場合：下記メニューで対象者を選択して追加できます。文書配付日、社員情報の基準日も登録します。
補足:対象者を追加は下記の「インポート」でも実施できます。
・「インポート」の場合：下記の画面よりテンプレート（.csv）のダウンロードよりテンプレートを入手し編集の上、CSVをアップロード、保存 により対象者を追加できます。なお、テンプレートには社員コード（HRMOS CORE登録者に限る）、基準日、文書配付日が入力必須となっています。4に記載のテンプレート変数も同時に設定可能です。
- 直接入力の場合
- 対象者はいない状態で作成されます。
- 対象者を追加する場合は画面右上の「データの操作」から「対象者を追加」もしくは「インポート」を選択できます。
・「対象者を追加」の場合：下記メニューで対象者の氏名、メールアドレス、文書配付日を登録して追加します。4のテンプレート変数も同時に設定できます。
・「インポート」の場合：テンプレート（.csv）のダウンロードよりテンプレートを入手し編集の上、CSVをアップロード、保存することで対象者を追加できます。なお、テンプレートには氏名、メールアドレス、文書配付日が入力必須となっています。4のテンプレート変数も同時に設定可能です。
追加が終了すると次のように表示されます。
4.（テンプレート変数を使用している場合）変数を3と同タイミングで行うか、次により個別に設定します。
- 対象者の氏名をクリックします。
- 変数を設定している文書名をクリックします。
- 変数タブをクリックし、画面右上の編集をクリックして、変数を入力します。最後に画面右下の保存をクリックします。
ステップ3.個人の文書を作成する
文書セットでの文書テンプレートをもとに個人の文書を作成します。COREから取得、直接入力に関わらず同様となります。
操作の概要
対象者の文書を作成します。
具体的な操作
1.ステップ2から次のいずれかにより作成します。
- 一覧から作成する場合：文書を作成する対象者を選択し（全員を選択する場合は対象者の左の□チェックをいれて全員選択）画面中ほどの「文書作成」をクリックします。
- 個人別に作成する場合：対象者をクリックし、画面右上の「文書作成」をクリックします。
2.文書作成開始され一定時間経過後、下記の文書作成画面更新のポップアップが表示されますので画面をリロードしてください（進捗確認する場合は文書の作成状況を確認するをご参考ください）。
結果
文書ステータス＝作成済みとなった場合は文書が作成されています。
ステップ4.作成した文書を確認する
- 対象者をクリックし、文書を文書ステータス＝作成済みとなっているクリックすると作成した文書の内容を確認できます。文書の内容に問題がないか必ず確認してください。
- 作成した文書は画面でのプレビューのほか、作成済みの文書は画面右上の↓のボタンをクリックすると対象の文書のダウンロードも可能です。
補足:ステータスが警告になっている場合には、文書セットの中に情報取得に失敗した項目等がある文書があります。氏名をクリックし、文書名をクリックすると詳細を確認できますので、内容を確認し、必要な対応を行ってください。
なお、警告があってもそのまま次のステップへ進むことも可能です。
（下記の例ではHRMOS COREに値が登録されていないために失敗しています。プレビューの画面でも状況が確認できます）
文書テンプレートに変更がある場合はステップ1の文書セット作成から必要になります。
補足・ヒント
作成した文書セットに変更がある場合
- 作成済みの文書セットを編集する場合は対象の文書セットを選択し、画面右上の鉛筆マークをクリックすると編集できます。
- その文書セット自体を使用しなくなる場合は画面右上の・・・をクリックし、廃止するを選択すると、廃止済みとなります。
廃止済みとなった文書セットは、文書セットの一覧にて、画面右上の廃止済みの文書セットも表示とチェックした場合のみ一覧に表示されることとなります。
文書作成対象者を削除する場合
対象者の削除は削除する対象者の隣の□にチェックの上、ゴミ箱マークをクリックしてください。
作成した文書に変更がある場合
- 配付前であれば次の手順で変更可能です。配付（＝依頼（相手方に送付））後は修正できません。
-
文書テンプレートを修正したい場合：ステップ1.HRMOS企業管理で文書セットを作成するからご対応いただきます。修正した文書テンプレートを差し替える場合も、一度その文書テンプレートを削除し、同様のものを再設定いただく必要があります。
この場合は、その後、次の手順となります。
- 上記以外の場合：
・ステップ3で作成した文書を作成前に戻します。対象者の隣の□にチェックを入れ「作成前に変更」を選択、変更をクリックすることで文書ステータス＝作成前に戻します。
・次の修正を行います。
上記以外の文書テンプレートの内部で使用している変数（HRMOS COREなど従業員、テンプレート変数、共通定数）を変更
・再度「文書作成」をクリックすることにより、修正した文書を作成できます。
作成される文書を作成前にまとめて確認したい
文書作成の機能で先にフォーマットからの出力をまとめて確認できます。微調整などが必要な場合は、事前に文書作成の機能でテンプレートの出力をご確認ください。
文書作成前に本人の氏名や基本情報（文書配付日、社員情報の基準日）を変更したい場合
次のいずれかで変更できます。
- 1人づつ編集する場合は、対象者を選択いただき、画面右の鉛筆マークをクリックして変更できます。
- 一括で編集する場合は対象者をチェックし、配付日・基準日を変更をクリックして一律の日付に変更できます。
文書編集中の状況を確認する
画面右上のカレンダーマークをクリックし、バックグラウンドタスクを確認すると文書編集中の状況（作成・配付など）を確認できます。
文書の保管を忘れた場合
相手方が文書のダウンロードを失念する等して文書の保管を忘れた場合は、ステップ5の進捗確認の末尾手順により本人にデータをお渡しください。
これまで作成した文書セットをフィルタしたい
文書作成モジュールの文書配付で画面左上の文書セットをフィルタすることで、文書セットごとに出力表示できます。
作成文書（文書セット）を共有・限定したい
文書配付で文書セットを選択し、作成する文書の公開範囲と同様に下記の鉛筆マークから公開範囲を文書作成者本人のみ、文書作成担当者を選択することができます（2択となります）。