概要
本機能により文書配付で行った電子契約（署名付き）を含む文書をHRMOS COREへ保存できるようになり、スムーズかつ効率的に人事業務を進められるようになります。
目的
この記事を読み終えることで、ユーザーは以下のことができるようになります。
-
次の文書をHRMOS COREの指定した対象者のフィールドへ数回のクリック操作で保存できます。
HRMOS COREに予め登録されている対象者への文書
HRMOS COREに予め登録されていなかったが（内定者など）後日、HRMOS COREに登録された対象者への文書
文書テンプレートごとに保存先を設定し保存できます。
前提条件
- HRMOS文書作成の操作に必要なアカウントが追加されていること
- 文書保存の事前準備:保存先を指定するが終っており、保存先への登録の制約からみて問題ない保存先を指定していること
- 文書保存しようとする文書配付のステータスが完了であること
- 「文書配付日」＝HRMOS COREのフィールドの適用日になるため、必要があれば文書保存日を事前に修正してください
- HRMOS COREで文書保存したい対象者の登録（社員コード）が設定済みであること
手順
ここでは事前に設定したHRMOS COREのフィールドへ作成した文書を保存する場合の手順を説明します。
ステップ1.（HRMOS COREに登録されていなかった対象者に関するCOREアカウントの紐づけ
操作の概要
文書テンプレートを 文書テンプレート作成 ＞ ステップ3.HRMOS企業管理での文書テンプレートの作成 ＞２の対象者の指定方法：直接入力 で設定し作成した文書は対象者とHRMOS COREは連携していないため、HRMOS COREへの文書保存ができません。
当初は内定者などのためHRMOS COREに登録せずに電子契約したが、後日入社決定後に同対象者のCORE登録を行った場合で、文書をCORE保存する場合に本手順が必要となります。
具体的な操作
1.画面右上のデータの操作よりCOREアカウントの紐づけを選択します。
2.画面のエクスポートをクリックします。作成している対象者の氏名・メールアドレスが入力されたCSVがダウンロードできます。
3.CSVの社員コードの部分にHRMOS COREで登録した対象者の社員コードを登録（事前に前提条件をご確認ください）、保存します。なお、画像の例は1名分だけですが複数人いる場合も一括で登録できます。全員の社員コードがわからない場合には、不明な対象者の社員コードは登録せずに準備してください。
4.3のファイルをアップロードし、画面右下の次へをクリックします。
5.メッセージを確認の上、問題なければ実行をクリックします。なお、誤った社員コードを連携しないようご注意ください。誤った社員コードを紐づけた場合は3のデータを修正し再度アップロードすることで修正可能です。
補足:HRMOS COREに登録されていない社員コードをインポートしようとした場合など問題がある場合は次のようなメッセージが出力されますので修正してください。
6.下記のアカウント連携完了メッセージが出力されましたら、画面をリロードしてください。
7.氏名の下にHRMOS COREで設定した社員番号、COREアカウントとの紐づけ済みマークが表示されます。
補足:表示されている全対象者に対してCOREアカウントの紐づけを行わず一部の対象者のみに対して行う場合も
ステップ2.HRMOS COREへの保存
操作の概要
HRMOS文書作成でCOREへ作成された文書の保存をします
具体的な操作
- 文書を保存したい対象者を選択します
- 画面中ほどの「COREに保存」の順にクリックします。
表示されたダイアログの適用日を入力し「保存」ボタンをクリックします。この適用日は文書テンプレートで予め設定した文書を保存するセクションの適用日となります。
- HRMOS COREへの保存が開始されます。
結果
HRMOS COREで次のとおり保存が確認できます。
- 処理完了した旨のメッセージを確認後、ブラウザ画面をリロードします。ステータス：CORE保存→保存中→「保存済」となって、CORE適用日が表示されていれば保存完了です
手順の補足・設定項目一覧
保存した文書の場所（CORE）を確認する
- 対象者の氏名部分をクリックします
- 文書名をクリックします。
- CORE保存先のフィールドへ文書が保存されていることを確認できます。
補足・ヒント
CORE保存がエラーになる場合
CORE保存＝エラーは、対象者に対し、１つ以上の文書がCORE保存できなかった場合に表示されます。
まずは、対象者をクリックし、どの文書にエラーが出ているか確認いただきます。
エラーとなっている文書の保存先を保存した文書の場所（CORE）を確認するにより確認し、保存先への登録の制約に該当しないか確認してください。
文書テンプレート作成により必要により、文書保存先を紐づけなおしていただき、再度保存を行ってください。
CORE保存したことをCOREに登録されている対象者本人通知したい場合
保存したことを本人通知したい場合を参照ください。