概要
HRMOS文書作成はHRMOS COREの項目や一定の変数を埋め込む形でテンプレートを作成し、その後作成したテンプレートを指定して文書作成することで、労働条件通知書などの文書を個別または一括で作成・PDFダウンロードできる機能を提供します。ここでは、文書テンプレートの作成について説明します。
目的
本記事を読み終えることで、以下のことができるようになります。
- HRMOS企業管理を使用して文書テンプレートを準備することができる。
前提条件
- HRMOS文書作成の操作に必要なアカウントが追加されていること
- 文書作成管理者：テンプレートの作成など設定周りの操作に関する権限
- 文書作成担当者：HRMOS文書作成へのアクセス・操作に関する権限
- 補足:文書作成時には作成者のみに公開範囲が限定されているため、全担当者が対象文書へアクセスする場合は作成する文書の公開範囲で変更します。
- HRMOS企業管理で文書のテンプレートを作成しようとする場合、既にお使いのテンプレートをお持ちの場合は、現在お使いの文書のひな型をWORDでご準備いただくこと
- 文書作成時にHRMOS COREから埋め込もうとする情報がある場合は次のとおりであること
- データタイプ＝標準型 であって 単一レコード型であること（文書テンプレート作成時に選択できる項目に限る。また、フィールドのタイプが プルダウン（複数選択）,マスタ参照：属性,チェックボックス,ファイルのいずれでもないこと）。なお、カスタムマスタを使用できる「マスタ参照：項目名（単一選択）」も選択可能です。
-
HRMOS COREのフィールド名に以下の文字が含まれている場合
/ (スラッシュ) 、 { } (波括弧) 、 < > (山括弧) 、 & (アンパサンド) 、 @ (アットマーク) 、HRMOS CORE標準フィールドに（非推奨）いう文字が入っているフィールド
- テンプレートをお持ちでない場合：文書サンプルテンプレートが利用できる場合は利用可。それ以外の場合は掲載したい内容をWORDなどドキュメントか、手入力を検討のこと
- 補足:表はエディタの特性上、コピーペースト時にずれる可能性がございます。また、図形に関しては対応しておりません。
- 作成した文書を簡単操作でCORE保存しようとするときは文書テンプレートの作成前に事前準備:COREの保存先を指定するを終えておくこと
手順
文書テンプレートの作成から文書作成までの手順について説明します。
ステップ1.文書テンプレートで設定可能な変数を確認する
操作の概要
あらかじめ文書テンプレートに埋め込み可能な変数を確認します。
具体的な操作
変数は次の中から複数を選択し設定します。
- 文書属性：氏名、文書配付日を使用できます。氏名はHRMOS COREから取得を選択した文書テンプレートを利用の場合は自動的に設定される値となります。文書配付日は文書作成時に設定する日付となります。
- 従業員：HRMOS COREで登録したフィールドを指定できます。COREで作成の文書でしか使用できない変数となります。利用には制約がありますので、事前に必ず前提条件をご確認ください。
- テンプレート変数：テンプレート単位で個人設定可能な変数です。HRMOS COREで設定した値を使用できない場合などに利用することができます。
- 共通定数：全テンプレートに共通して設定可能な変数です。
補足:4の場合などで長い文章や恒久的なものは文書テンプレートに直接設定していただいたほうが利便性高くお使いいただけます。
ステップ2.（変数を使用する場合）変数を設定する
ステップ1の2～4の変数を使用する場合はそれぞれ次の設定を行います。なお、設定した変数の具体的な値設定についてはステップ4で説明します。
変数：従業員（HRMOS CORE）を設定する場合
- HRMOS COREで必要に応じカスタム項目を設定します。
変数：テンプレート変数を設定する場合
1.HRMOS企業管理＞文書作成＞文書テンプレートよりテンプレート変数を追加したいテンプレートをクリックします。
2.「テンプレート変数設定」をクリックします。
3.右上の＋ボタンをクリックします。
4.表示されたダイアログで変数名を入力し、保存ボタンをクリックします。
変数：共通定数を設定する場合
1.HRMOS企業管理へアクセスし、左側メニューの「文書作成」→「共通定数」の順にクリックし、共通定数画面設定画面にアクセスします。ここに記載があるものが共通定数として利用できるものとなります。
2.必要な場合はHRMOS企業管理＞文書作成＞共通定数の画面右上の＋をクリックして共通定数の追加を行います。
ステップ3.HRMOS企業管理での文書テンプレートの作成
操作の概要
HRMOS企業管理＞文書作成＞文書テンプレートで文書作成のための文書テンプレートを作成します。
具体的な操作
1.文書テンプレートを格納するカテゴリを作成します。
- HRMOS企業管理＞文書作成＞文書テンプレートを選択します。
- 「HRMOS企業管理」の左メニューから「文書作成」→「文書テンプレート」の順に押下し、右上の＋ボタンを押下します。
- カテゴリの名称を入力し、保存を押下します。
- カテゴリが作成されます。
2.文書テンプレートの作成
- カテゴリ枠の右端の＋を押下します。
- 次を入力します。
- 名称：文書作成時の名称となります。保存時ファイル名称にも引用できます。
- 説明：必要あれば設定してください。
- 対象者の指定方法：HRMOS COREに登録済みの対象者について文書作成をするとき（変数：従業員（HRMOS CORE）を設定する場合も含む）はCOREから取得、それ以外の場合は直接入力を指定してください。
- サンプルテンプレート：使用する場合に選択します。詳細は入力箇所右の「サンプルプレートのヘルプ」をクリックください。使用しなくても構いません。
- 保存時ファイル名称：3項目選択できます。それらがつながったファイル名称で文書作成時に保存されることになります。
- CORE保存先：最終的にCOREへ保存する場合はフィールドを選択してください（2026年2月1日現在、文書配付・電子契約の場合は選択しても直接COREへの保存はできません）。
- テンプレートが作成されます。テンプレート情報をクリックし、画面右上のエンピツボタンをします。
- テンプレートの編集画面が表示されます。エディタ機能を使用し文書テンプレートが作成できます。
- Wordソフト等からフォーマットをコピーして利用可能です。コピーの際は対象のフォーマット全体を選択します。
- テンプレート編集画面上で貼り付けを行います。書式を保持したい場合は書式を保持するを選択します。コピーした文書が貼り付けられます。レイアウトや文字の編集は必要に応じて行ってください。うまくいかない場合等テンプレート編集時の操作を参照ください。
- 次の変数を埋め込みます。
- 従業員（HRMOS CORE）の変数を埋め込む場合：
ボタン＞従業員を選択し、埋め込みたい情報をクリックします。
- ※「HRMOS CORE」の項目の埋め込みは標準のほか、カスタムのカテゴリ・セクションなどからも選択可能です。但し、作成するセクションが標準型の場合のみ選択できるなど要件がありますので詳細は前提条件をご確認ください。
- テンプレートの変数を埋め込む場合：
- 共通定数を埋め込む場合：
- 文書属性の変数を埋め込む場合：氏名、文書配付日のいずれかを選択し、クリックします。
- 従業員（HRMOS CORE）の変数を埋め込む場合：
- テンプレートの作成の完了後、「保存」を押下するとテンプレートが保存されます
ステップ4.変数の値を設定する
変数を利用する場合は次のとおり変数の値を設定します。
従業員（HRMOS CORE）を設定した場合の値設定
変数として利用するフィールドに値を設定します。
テンプレート変数を設定した場合の値設定
次の手順で値を設定します。
1.HRMOS企業管理＞文書一覧でテンプレート変数への値設定を行いたい文書名をクリックします。
2.変数（値）を設定したい対象者をクリックします。
3,「テンプレート変数」をクリックします。
4.画面右上のボタンをクリックします。
3.テンプレート変数に値を入力の上、保存ボタンをクリックします。
4.テンプレート変数の値が保存されたことを確認します。
共通定数を設定した場合の値設定
1.HRMOS企業管理へアクセスし、左側メニューの「文書作成」→「共通定数」の順にクリックし、共通定数画面設定画面にアクセスします。
2.編集したい変数の•••をクリック後、編集ボタンをクリックします。
3.値を入力後、保存ボタンをクリックします。
補足:変数の値の登録が無い場合はエラーとなり文書は作成できません。
手順の補足・設定項目一覧
カテゴリ
- カテゴリは後で変更も可能です。
- 入社時など使用タイミングや労働条件通知書などフォーマット名、雇用形態にするなど会社により様々な分類方法が考えられます。
埋め込みされた変数の表記
- 埋め込んだ変数は{{}}で括られます。そのため文書として{{ }}での囲み表記は使用しないでください
テンプレート編集時の操作
- WORDと類似です。ショートカットキーのヘルプなどもあるためご確認ください。
- 表などを埋め込む時に、うまく作業できない場合は、一度WORDなどドキュメントで整えてから、再度貼り付けをお試しください。なお、表に関しては、貼り付け時に大きく崩れることがありますがエディタの特性・元のファイルのバージョンなどに左右されることもあり回避できない場合がございます。ご容赦ください。
補足・ヒント
テンプレート作成後の作業
文書配付・電子契約であるか否かにより、次のいずれかのステップにお進みください。
- 文書作成（文書配付・電子契約しない）場合：文書作成:文書作成する
- 文書配付・電子契約する場合：文書配付:文書セット・文書作成する
会社で準備するテンプレートを使用する場合
- WORDを推奨しており、EXCELなどの場合、表の形成が難しい場合があります。
埋め込み不可な内容
現状、個人情報＞家族などの複数レコード型の情報、会社＞事業所（勤務地）に紐づいている住所などの情報を文書作成で直接利用することができません。
カスタム項目などを作成していただき単一レコード型で内容を登録していただき、テンプレート作成時に使用していただく必要がございます。