1.基本的な考え方 / 2.社員コードの入れ替え・社員コードの変更方法 /
3.1人の社員であっても複数のアカウント（社員コード）で管理したほうが良いケース /
4.1人の社員を同じアカウント（社員コード）で管理したほうが良いケース /
補足・ヒント / 使用しなくなったアカウントや退職時のアカウント処理について
社員削除について
- 誤って「HRMOS CORE」に社員を登録した場合、FAQの方法で社員情報を削除できます。
- 退職などに伴い使用しなくなったからという理由でHRMOS COREから社員情報を削除するのはお止めください。給与等も含めた全データが削除されてしまいます。
- 一括削除はできません（【FAQ】社員を一括で削除できますか？）
- HRMOS給与などを利用する場合、社員コードを元に、履歴も含めた社員情報がHRMOS COREから連携されることになっており、「HRMOS給与」に連携された情報だけが残る可能性があります。そのため、HRMOS COREで社員を削除する場合は削除後に必ず「情報の同期」を行ってください。
社員・家族削除に伴うマイナンバー削除について
- 削除と同時にマイナンバーを保管、収集していた場合、それらが削除されてしまいます。削除が問題無いか充分ご確認の上で実施ください。
家族情報更新について
- 「HRMOS CORE」に登録した家族情報を全体として更新する場合、複数レコード型データの一括登録/編集/削除（ファイル）のうち『データの新規登録／既存データの洗い替え』を選択し、履歴のレコードIDを設定しない場合、マイナンバーを含めた家族に紐づくデータが差しかわってしまいます。これまで登録したマイナンバーが削除されてしまいますので十分ご注意ください。
社員コードのルールについて
1.基本的な考え方
1.一の環境のHRMOS COREでは同じ社員コードを複数登録することはできません。
グループ企業で1環境によるご利用時にはグループ企業で「HRMOS労務給与」を使用する場合の注意点を参照ください。
2.HRMOS給与を使用する場合、HRMOS COREの1つのアカウント（社員コード）に対して1つのデータが作成されます。このアカウント（社員コード）をもとに賃金台帳も形成されます。
補足:過去に旧社員コードで計算したデータであっても、変更後は全て新たな社員コードで賃金台帳や支給控除一覧表が出力されることとなります。
3.HRMOS COREで社員コードを変更したときは、基本的には自動的に同期され（※）HRMOS給与の社員コードも変更されます。
4.HRMOS勤怠とのAPI連携はHRMOS給与の社員コードをキーに行われます。
5.1つの社員コードに対し、入社日は複数持てません。
2.社員コードの入れ替え・社員コードの変更方法
基本的な考え方のため、社員コードの入れ替えや変更は次の手順で実施ください。
一の環境のHRMOS COREでグループ間転籍・社員コードの継続利用などが発生する場合も同様となります。
1．HRMOS COREで退職者の社員コードを別のもの（例として00001→R00001）に変更してください。
2．その後「情報の同期」を行います（例 1，2により、退職者の社員コードがR00001と認識されます）。
：1-3のとおり（※）であるものの、タイミングとして同期が自動的に行われない可能性もあるため、本作業をお願いします
3．新たに社員（アカウント）を作成し、社員コードを00001とします。
3.1人の社員であっても複数のアカウント（社員コード）で管理したほうが良いケース
次のようなケースでは1人の社員であっても、事由発生後に社員コードを分けてください。
- 源泉徴収票を分ける必要がある場合：1-2に記載したとおり、賃金台帳（源泉徴収票）が1つの社員コードに紐づく仕組みであるため、同一人物でも源泉徴収票を分けて出力したほうが良い場合は別の社員コードで登録いただく必要があります。具体的には年中に税区分における甲→乙変更や非居住者になったようなケースが該当します（給与計算の準備:控除項目を登録する（所得税）＞補足・ヒント）。
- 再入社の場合であって以前の賃金の履歴を繋げない場合（入社日を完全に分けたい場合）
4.1人の社員を同じアカウント（社員コード）で管理したほうが良いケース
次のようなケースは同じ社員コードを使用することを推奨します。
- 源泉徴収票を分けない場合：退職・入社があっても源泉徴収票に記載する金額を通算したい場合は1つの社員コードを利用ください。
- 再雇用の場合：再雇用までの日が空かない場合、上記では基本的には同一人物での登録を推奨します。なお、社会保険の同日得喪の届出が必要な場合は定年退職に伴う同日得喪を参照ください。
- 注意点：入社日は変更しないでください。次のような事象が生じます。そのため、再雇用日を管理したい場合はカスタム項目を作成いただき、再雇用の入社日として管理ください。
- 源泉徴収票の入社日が変更される
- 組織図から初回雇用時の在籍期間中の配属情報が削除される
- 初回雇用時の人事異動履歴が削除される
- 正しい在籍期間の管理ができなくなる（初回雇用時～のカウントになります）
補足：
・入社日を複数持ちたい場合でも、基本的には源泉徴収票をベースにアカウントを分ける・分けないをご判断ください。入社日を複数管理したい場合は、HRMOS COREでカスタム項目などを作成することにより、複数の入社日をデータとして保管すること自体は可能です。
・社員コードの変更が必要な場合は2.社員コードの入れ替え・社員コードの変更方法を参照し、実施ください。
5.1環境で複数企業をお使いの場合の注意点
グループ企業で「HRMOS労務給与」を使用する場合の注意点を必ずご確認の上で利用ください。
補足・ヒント
使用しなくなったアカウントや退職時のアカウント処理について
退職者等をHRMOS COREにログインできないようにするためには、アカウントを利用停止してください。
その他招待などに関しては再雇用社員の管理方法もご確認ください。