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「HRMOS CORE」の社員情報登録ポイント

  • 更新

前提

HRMOS COREの使用方法はこちらを参照してください。管理者側が社員情報を更新する場合は、通常管理画面（Admin）で行う必要があります。

登録時の適用日の考え方

  • 適用日は履歴管理の上で必要な日付です。但し、制約もありますので最初に確認しておきましょう。
    • ワークフローでは承認することにより、HRMOS COREにデータが登録されます。なお、登録者が明示的に指定しなければ「データ登録日＝適用日」となります。
    • 適用日に替わり開始日などが起点となる履歴もあります。
  • 初めて社員情報を登録する場合は適用日は入社日、異動する場合は異動日で登録することが基本となります。
    • 但し、HRMOS給与をお使いの場合に、給与計算期間途中で給与が変更した場合の登録は次の基準日の影響をご確認の上、開始日（適用日）を変更して運用することを推奨します＜参考＞。
  • 基本的に過去に遡っての履歴登録はできません。

HRMOS給与を使用する場合のHRMOS COREセクション別の登録ポイント

HRMOS給与で使用される情報（基準日）

  • 適用日にかかわらず、HRMOS給与を使用する場合は項目に応じて、HRMOS COREのいつの情報を用いるか決まっています。これを基準日とよびます。基準日は下表を参照ください。
    • 適用日を1900/1/1で一律初期設定するような運用で問題ないこともありますが、基準日の設定により、入社日より前に金額等が設定されてしまい、想定より前に金額が支給される場合があります。また、登録したのに、なぜか情報が適用されていない場合は基準日が未来日などの場合が影響している可能性があります。

HRMOS給与使用上のHRMOS COREの登録ポイント

  • HRMOS 給与ではHRMOS COREの標準項目のみで給与計算します。
    • HRMOS COREではカスタムフィールドなどが作成できるものの、HRMOS給与での計算は下記のポイントに従ったフィールドの設定が必須となります。
    • 「HRMOS CORE」社員情報の登録のHRMOS CORE標準データフォーマット一式.xlsxのうち、データモデル（詳細）シートの「HRMOS給与,労務影響有無」＝給与と記載あるものが主にHRMOS給与使用時に影響します。そのうち、〇計算影響ありの表示になっているものが直接計算に影響を与える可能性があります。
  • HRMOS給与を使用する際のHRMOS COREのセクション別の登録ポイントは各リンクを参照ください。
カテゴリ

セクションと登録ポイント

（各リンク参照）

 基準日
業務情報 業務情報＞基本情報 現在日
業務情報＞入社・退職 給与締め日
業務情報＞雇用条件

給与締め日。

月額変更届で使用する固定的賃金は給与締め日の金額で登録されます。
業務情報＞休職

給与締め日（給与計算をする際の日割計算等）

社会保険対象月末日（産休・育休の保険料免除）
個人情報 個人情報＞基本情報 現在日
個人情報＞住所・通勤経路 現在日（計算には使用せず）
個人情報＞通勤手当情報

1・3・6ヶ月の通勤手当などの定額は基準日を選択可能（前月・当月・翌月給与の支給日・給与締め日・勤怠締め日のいずれかを選択）

日額は勤怠締め日
個人情報＞振込口座 現在日
個人情報＞家族 その年（実支給日）の12月31日時点
給与 給与＞基本情報 給与締め日
社会保険・税金 社会保険・税金＞所得税基本情報

支給予定日（給与支払事務所）

実支給日（所得税計算情報（税区分など））

その年の12月31日時点（所得見積金額（年間合計））
社会保険・税金＞ひとり親・寡婦、勤労学生、障がい者 その年の12月31日時点
社会保険・税金＞社会保険・労働保険 社会保険対象月末日（社会保険対象月は社会保険料の徴収設定により、翌月末日か、当月末日かなどいずれかとなります）
社会保険・税金＞社会保険基本情報

給与締め日（被保険者区分）

社会保険対象月末日（上記以外）
社会保険・税金＞健康保険 社会保険対象月末日
社会保険・税金＞厚生年金保険 社会保険対象月末日
社会保険・税金＞雇用保険 賃金計算期間＝給与締め日、支給月＝支給予定日が属する月の末日時点の情報のいずれかを選択
社会保険・税金＞労災保険 賃金計算期間＝給与締め日、支給月＝支給予定日が属する月の末日時点の情報のいずれかを選択
アカウント アカウント＞認証メールアドレス 現在日

なお、社会保険・税金＞外国籍はHRMOS労務、HRMOS年税額計算での使用となります。

社会保険・税金＞源泉徴収票情報はHRMOS年税額計算でのみ使用される可能性があります。

業務情報＞基本情報

  • メールアドレス、電話番号：
    • 登録が必要な場合に登録します。
      • メールアドレスは、アカウント＞認証メールアドレスの登録より選択して本人をHRMOS COREに招待する場合、マイナンバーの登録通知をする場合のメールアドレスにもできます（個人情報＞基本情報に登録したアドレスでも選択可）。

業務情報＞入社・退職

  • 入社/退職日：
    • HRMOS給与などで以下のように取り扱われるため登録を行います。
    • 入社日/退職日で給与計算グループの給与・勤怠締め日を元に計算対象者を判定します
      • 計算期間中に在籍しない社員にHRMOS給与で給与を支払う場合は一度入社日・退職日は削除いただき、処理後にご登録いただく必要があります。
    • 年途中の入社/退職における源泉徴収票等に表示される入社日/退職日として使用されます。
    • HRMOS労務では社会保険の資格喪失届作成時に退職日も参照（資格喪失日も別途登録必要）します。
  • 入社日より後の適用日で初期設定することはできません（この場合1900/1/1が適用日として初期設定されます）。
  • 死亡年月日：
    • HRMOS年税額計算で以下のように取り扱われるため、登録を行います。
    • 年税額計算後に源泉徴収票を発行の際、死亡退職の欄に〇が入ります。
    • 詳細は国税庁等にご確認ください。

業務情報＞雇用条件

  • 勤務地（＝事業所）,雇用形態など：
    • 事前に登録した会社マスタの情報に基づき設定できます。支給控除一覧表や賃金台帳への出力、会計連携の条件設定、給与計算グループの自動割り当て機能の条件設定にも用いることができます。
  • 給与設定（手当・単価）：
    • COREの手当・単価を給与計算グループで使用している場合に、対象者に対して値を使用する場合に登録します。
      • 手当は理論月収に自動計算され、単価は含まれません（自動計算後の金額修正は可）。「HRMOS CORE」会社マスタの登録＞手当・単価にて説明しています。
        • 理論月収は雇用保険資格取得届の賃金月額で、理論年収は社会保険の扶養届出（登録・追加）に本人年収として参照されます（届出書上での修正も可）。
    • 登録にあたり、HRMOS COREから手当・単価をエクスポートしたときに、閲覧や額面変更を容易にするには手当-種別1、２・・・同じ種別での手当名・単価名は統一し、支給が無い箇所は0円で設定いただくと便利です。
      • 上記のほか、賃金テーブル表の機能を利用する場合、同じ種別での手当名・単価名は統一していなくても金額が反映が容易です。
  • 賞与データはHRMOS給与には連携されません（賞与支給はHRMOS給与＞賞与計算での都度のCSVインポートのみ）。

 

業務情報＞休職

個人情報＞基本情報

  • 氏名：
    • HRMOS給与・労務では氏名でなく、戸籍上の氏名が優先されます。氏名（戸籍上の氏名を登録した場合は戸籍上の氏名）に登録する文字は源泉徴収票などの表記・行政への届出にも使用されます。「髙（はしごだか）」のような常用漢字以外の文字登録をした場合には行政に受け付けられない可能性があるため推奨されません（常用漢字以外の登録を何等か残したい場合はカスタム項目（データモデル）の作成より新たなフィールドを作成して残す等の方法を推奨しております）。
      • 氏名と氏名（カナ）、戸籍上の氏名と戸籍上の氏名（カナ）のいずれかの組み合わせで優先されるよう登録ください。HRMOSシリーズで給与支払報告書などの提出を行う際はフリガナも登録をお願いします。
      • 外国人の場合は、在留カードの氏名・カナの表記が優先されるようにご登録ください（給与支払報告書等では一般的にアルファベット等の表記が求められます）。なお、雇用保険の資格取得届では社会保険・税金＞外国籍＞氏名（ローマ字）も参照し届書を作成しますので、資格取得する場合は、こちらも合わせて登録してください。
        • ミドルネームは個人情報＞基本情報の氏・名のいずれかに入れていただけるようお願い致します。健保組合などで指定がある場合、指定に基づきご登録ください。
    • HRMOS勤怠との連携は氏名でが連携されます。
  • 生年月日：
    • HRMOS給与での社会保険料、所得税の徴収判断、HRMOS労務での届出、HRMOS年税額計算等に使用されます。誤りないよう登録してください。
  • メールアドレス：
    • アカウント＞認証メールアドレスの登録より選択して本人をHRMOS COREに招待する場合、マイナンバーの登録通知をする場合のメールアドレスにもできます。

個人情報＞住所・通勤経路

  • 住所：
    • 住所を登録した場合に、住民票住所も登録する場合は原則、住民票住所（基本設定＞源泉徴収票の住所の設定）が優先使用となります。『市区町村』と『それ以降の住所（町名・番地）（建物名・部屋番号）』は指定の枠内で登録してください（『市区町村』は給与支払報告書の提出先に使用されます）。住所全体は給与支払報告書や源泉徴収票などに使用されます。
  • 通勤手当：
    • ここでの登録・額面はHRMOS給与で使用できませんので、下記の通勤手当情報にて登録ください。

個人情報＞通勤手当情報

  • 登録すべき交通手段、支給単位に応じた支給額、支給単位（交通用具では片道距離）を全て登録してください。ただし、複数の交通手段の場合や支給単位の組み合わせでは登録しても支給額に反映できないケースもあります。適用日なども含め詳細は給与計算の準備:通勤手当の支給項目設定方法で確認してください。

個人情報＞振込口座

  • 金融機関コード・支店コード、利用目的を全て登録してください。HRMOS給与へ現在日の情報で連携が行われます。
    • 給与・賞与の振込先として、最大4口座まで登録できます。
    • 利用目的は「給与振込」または「賞与振込」と設定してください。
    • 定額振込の設定も可能ですがその金額は直接システムに反映されないため、備考欄にメモとし残しておくと良いでしょう。

個人情報＞家族

  • 家族の登録と削除：
    • 所得税法上の扶養家族などは扶養控除申告書（D欄の他の所得者が控除を受ける扶養親族等に記載のある者を除く）に記載がある場合、「税法＞扶養・配偶者控除の有無＝有」として登録が必要です。
      • 16歳未満の扶養親族: 控除対象にならない場合でも、「扶養・配偶者控除の有無＝有」で登録してください。源泉徴収票などの氏名を記載する必要があるためです。
      • 源泉控除対象配偶者、同一生計配偶者、源泉控除対象親族も「扶養・配偶者控除の有無＝有」で登録してください。なお、下記の源泉控除対象配偶者、同一生計配偶者は次の注意点に応じた登録が必要です。
        • 源泉控除対象配偶者である場合に配偶者の所得見積金額が58万円超として記載する場合には社会保険・税金＞所得税基本情報の（本人の）「所得見積金額（年間合計）」は900万円以下もしくは空欄で登録してください。
        • 源泉控除対象配偶者でない同一生計配偶者で障害者控除を受ける場合には、社会保険・税金＞所得税基本情報の（本人の）「所得見積金額（年間合計）」は900万円超（9000001～）を登録してください。
      • 退職所得等を有する配偶者・・・に記載のある対象者は退職所得を除いた金額で所得見積金額の金額を記載しますと、通常の所得税法上の配偶者・扶養親族等として判定されてしまいます。この欄に記載する対象者の所得見積金額は退職所得を含んだ額で記載してください（年税額計算で別途ご対応が必要となります）。
      • 該当日や非該当日は参照されません。
      • 死亡の場合はその当年中は控除対象の扶養親族となるため、翌年1月以降の計算時に「扶養・配偶者控除の有無＝無」に変更してください。
    • 年末調整でマイナンバーの申告が必要な上記以外の配偶者特別控除の対象配偶者や特定親族特別控除の対象扶養親族も登録してください（法定調書出力時でも可）。なお、扶養控除申告書に記載する対象家族でない場合は「税法＞扶養・配偶者控除の有無＝無」で構いません。
    • 社会保険上の扶養家族に該当する場合は「社会保険＞扶養の有無＝有」として登録します。
    • 扶養の家族ではなくなったときにHRMOS COREで家族自体を全て削除すると家族に付帯したマイナンバーも削除されるため、マイナンバーを残す場合は扶養・配偶者控除の有無＝無、扶養の有無＝無として履歴を登録ください。
    • 家族をインポート等データで登録する場合は、複数レコード型データの一括登録/編集/削除（ファイル）を確認し、IDの紐づけなどを失念しないよう充分をお気を付けください。登録ミスはマイナンバーの登録にも影響する可能性があります。
  • 基本情報の登録：
    • 氏名は源泉徴収票や行政への届出に使用されるため、「髙（はしごだか）」のような常用漢字以外の文字は推奨されません。外国人の家族の場合はアルファベットを登録ください。
      • 外国籍の社会保険の第3号被保険者（配偶者）の加入の届出を行う場合は外国人通称名、外国人通称名（カナ）も登録ください。
      • HRMOSシリーズで給与支払報告書などの提出を行う際はフリガナも登録をお願いします。

    • 続柄は会社マスタに登録された続柄名から選択します。ただし、給与・賞与計算や社会保険の届出には「税・社会保険上の続柄」が採用されます。

      ※給与・賞与計算では配偶者であるか否か、社会保険ではそれ以外も利用されます。但し、健康保険の被扶養者異動届では更に詳細な続柄を指定いただく場合もあります。なお、健保組合では必要な場合、続柄コードも届出で入力いただくことが可能です。

    • 障がい者の「一般障害者」「特別障害者」「同居特別障害者」を正確に登録ください。同居の自動判定はできません。
  • 所得に関する情報の登録：
    • 所得見積金額は扶養の判定に用いられます（空欄の場合0円とみなされます）。なお、「源泉控除対象配偶者」の判定では本人の所得見積金額（社会保険・税金＞所得税基本情報）と合わせて判定されます。
    • 海外居住の扶養親族（16歳以上）: 「税法＞扶養・配偶者控除の有無＝有」かつ「非居住者」に該当する場合、該当理由の選択が必要です。

給与＞基本情報

社会保険・税金＞所得税基本情報

  • 給与支払事務所はHRMOS企業管理＞共通設定＞給与支払事務所の中から選択できます。HRMOS給与で給与所得にあたるものの支払を行わない場合は登録しないでください。
  • 配偶者の有無はHRMOS年税額計算で年末調整しない場合の配偶者の有無の判定に利用されます（記録用。提出する法定調書には影響なし）。
  • 所得税の源泉徴収の自動計算は所得税計算区分＝計算する　かつ　税区分＝甲欄,乙欄のとき、
    非居住者かつ計算するかつ20.42％の設定でのみ行われます。他の登録での計算は対応していません。
    • 年内での税区分等の変更は乙→甲欄のみの変更に対応しています。非居住者への変更や甲→乙欄への変更があった場合、年内に区分を変更すると年税額計算時に変更後の区分で年内全ての賃金が通算されてしまうためご注意ください。
  • 所得見積金額（年間合計）の登録は源泉控除対象配偶者で配偶者の所得見積金額が58万円超（2025年11月以前は48万円超）もしくは源泉控除対象配偶者でない同一生計配偶者で障害者控除を受ける場合のみ参照されます。この場合は登録を忘れずに行ってください。
  • 年の途中での所得税の計算変更（甲→乙）、非居住者後の支払がある場合等は同一のアカウント（1つの社員番号）では対応できません。給与計算の準備:控除項目を登録する（所得税）の補足・ヒントを参照ください。

社会保険・税金＞ひとり親・寡婦、勤労学生、障がい者

  • 該当する対象者のみ登録が必要です。
    • 本人が扶養控除申告書でひとり親・寡婦、勤労学生、障がい者を申告した場合、該当者のみ情報を登録してください。ただし、障がい者は障害者雇用状況報告書・納付金申告のため、必ずしも扶養控除申告書での所得税法上の申告がなくても「障害者区分詳細」＝税控除対象外として、会社管理のための登録が可能です。
  • ひとり親・寡婦、勤労学生、障がい者の控除の適用に関して、家族の登録状況や本人の所得から自動判定されません。　必ず対象・対象外などご自身での選択をお願いします。
  • 該当日・非該当日の入力による判定は行われません。適用日を参照します。

社会保険・税金＞外国籍

  • 該当する対象者のみ登録が必要です。
    • 雇用保険資格取得時に届出る情報として利用しますので、外国人のアルファベットはローマ字登録を行ってください。
    • 外国人区分にチェック「有」とした場合、源泉徴収票発行の際、外国人の欄に〇が入ります。

社会保険・税金＞社会保険・労働保険

  • 適用事業所はHRMOS企業管理＞共通設定＞共通設定＞適用事業所の中から選択できます。

社会保険・税金＞社会保険基本情報

  • 被保険者区分は月額変更届や算定基礎届で支払基礎日数を判定するために用いられます。
  • 二以上事業所勤務者に該当する場合はチェックをします。上記の届出等で自動的なチェックが入ります。
  • 保険料を定額で控除する場合に限り、「金額を直接入力」で登録します。

社会保険・税金＞健康保険

  • 加入の場合は資格取得日を必ず登録してください
    • 資格を喪失している場合は未加入とするか、加入とした上で資格取得日・喪失日の両方を登録してください（取得日より前の喪失日は登録不可）。なお、一般的に退職日の翌日が資格喪失日となります。
  • 被保険者番号を登録してください。協会けんぽでは健康保険と厚生年金は基本的に同じとなります。
  • 標準報酬月額を登録してください（非推奨でない項目で登録すること）。適用日は改定があった場合、改訂月の1日で登録してください。
    • 社会保険基本情報で金額を直接入力を選択した場合に限り金額は登録します。
  • 介護保険料免除の設定は年齢による免除を設定しないでください（海外居住者の場合等の登録となります）。年齢による免除は自動的に行われます。
  • 適用理由を登録ください。算定基礎届や月額変更届など従前の標準報酬月額記載の場合等に用いられます。
  • 報酬月額は標準報酬月額が上限・下限値だった場合に、決定時の平均標準報酬月額などを登録しておくことで、月額変更届の自動抽出ができます。

社会保険・税金＞厚生年金保険

  • 登録方法は健康保険に準じますが、次の点が異なります。
    • 介護保険に関する登録はありません。
    • 70歳以上被用者に関する登録、基礎年金番号（10桁）の登録ができます。
      • 70歳以上で厚生年金に未加入でも、算定基礎届、月額変更届などの届出が必要な人は70歳以上被用者として登録してください。
    • 上記の届出ため標準報酬月額についても登録してください。

社会保険・税金＞雇用保険

  • 加入区分と従業員区分,資格取得年月日,離職等年月日を登録してください。
    • 未加入の場合も従業員区分はご登録ください。労働保険の年度更新で必要となります。

社会保険・税金＞労災保険

  • 計算対象・対象外を登録してください。

社会保険・税金＞源泉徴収票情報

  • 年末調整をしない方の前職の源泉徴収票はこちらに内容を登録してください。HRMOS年税額計算モジュール利用時に内容が反映されます（年末調整される方はHRMOS勤怠（年末調整）で申告した情報が採用されますが、年末調整対象・対象外いずれになるかわからないときは両方同様の内容にてご登録ください）。

アカウント＞認証メールアドレス

本人をHRMOS COREに招待する場合、マイナンバーの登録通知をする場合のメールアドレスを選択します。

具体的な登録

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